Elk jaar verandert er wel weer wat op het gebied van de loonheffingen. In dit artikel de belangrijkste tips voor overheidswerkgevers om rekening mee te houden aan het einde van het jaar, en natuurlijk de belangrijkste wijzigingen voor 2024.
Ontwikkelingen en tips Loonheffingen 2023
Werkkostenregeling top 5 aandachtspunten
Nog steeds houdt de werkkostenregeling (WKR) de gemoederen bezig. Wij constateren bij overheidsorganisaties met regelmaat de volgende aandachtspunten:
- Kosten in de vrije ruimte inclusief historische btw
Als kosten ten laste van de vrije ruimte komen, dan gaat dat om de kosten inclusief het btw-bedrag zoals dat op de factuur staat vermeld. Je mag dus niet uitgaan van de uiteindelijke btw-kosten voor de organisatie. Kortom, de factuurwaarde inclusief btw komt ten laste van de vrije ruimte. Wij adviseren u dit zekerheidshalve te controleren.
- Vrije ruimte berekenen over alle LH-subnummers
De WKR pas je toe per organisatie (inhoudingsplichtige). Wanneer er meerdere loonheffingensubnummers zijn, bijvoorbeeld omdat een andere afdeling of organisatie voor een onderdeel de loonadministratie en aangifte verzorgt, dan moet bij het berekenen van de vrije ruimte rekening worden gehouden met de loongegevens van alle loonheffingensubnummers.
- Beperking in de Arbo-vrijstelling per 2022
De gerichte vrijstelling voor Arbo-voorzieningen is per 2022 aangescherpt. Waar het tot en met 2021 voldoende was om de voorzieningen op te nemen in het Arboplan van de organisatie, geldt de gerichte vrijstelling per 2022 enkel nog voor Arbo-voorzieningen in verband met arbeid die verplicht zijn op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. Voorbeelden hiervan zijn een beeldschermbril en veiligheidsschoenen. Daarnaast geldt dat de voorzieningen geheel of gedeeltelijk op de werkplek moet worden gebruikt en dat de medewerker geen eigen bijdrage verschuldigd mag zijn.
- Lidmaatschappen beroepsvereniging vaak in vrije ruimte
Kosten voor een lidmaatschap van een beroepsvereniging komen niet altijd in aanmerking voor een gerichte vrijstelling. Er moet aantoonbaar sprake zijn van het veiligstellen en bewaken van kwaliteitsnormen van de beroepsgroep. Zo komen onder meer de kosten voor het lidmaatschap van de NGB (Nederlands genootschap voor Burgemeesters) en Divosa ten laste van de vrije ruimte. Wij adviseren alle persoonlijke lidmaatschappen die de organisatie betaalt of vergoedt langs te gaan en te beoordelen met deze kritische bril.
- Aanwijslijst WKR updaten naar 2024
Controleer of uw WKR aanwijslijst nog actueel is. Zo gaat de onbelaste kilometervergoeding bijvoorbeeld omhoog in 2024. Controleer of al uw vergoedingen en verstrekkingen, waaronder eventuele nieuwe cao-vergoedingen hierin zijn opgenomen. Zorg er ook voor dat als u een vaste internetvergoeding uitbetaalt, dat u de hoogte hiervan kunt onderbouwen met een kostenonderzoek om een gerichte vrijstelling voor dit deel toe te kunnen passen. Zonder kostenonderzoek, komt een netto internetvergoeding ten laste van de vrije ruimte.
Ufo-premie over doorbetaalde UWV-uitkeringen terugvragen
Overheidswerkgevers zijn eigen risicodrager voor de WW. Daarom is een overheidswerkgever geen AWf-premie verschuldigd maar alleen de Ufo-premie.
Als een overheidswerknemer recht heeft op een UWV-uitkering (IVA/WGA of zwangerschaps-, bevallings- of ouderschapsverlof), dan wordt deze uitkering vaak via de overheidswerkgever uitbetaald (werkgeversbetaling). Over deze doorbetaalde UWV-uitkering bent u geen Ufo-premie verschuldigd. Betaalt u de UWV-uitkering op dezelfde inkomstenverhouding uit? Dan is de kans groot dat u hierdoor ten onrechte de Ufo-premie heeft afgedragen over de UWV-uitkering. Voor de jaren 2018-2022 kunt u de ten onrechte betaalde Ufo-premies via een schriftelijk verzoek terugvragen. Voor het jaar 2023 kunt u dit alleen terugkrijgen door zelf de aangifte te corrigeren en de UWV-uitkering op een apart nummer inkomstenverhouding te gaan verlonen. Van belang is dat u uw inrichting in de salarissoftware hierop aanpast, zodat er ook voor de toekomst de juiste premies worden afgedragen.
Wilt u meer hierover weten en kunnen wij u helpen met het opstellen van een invulformat, praktische instructie en berekeningswijze en een voorbeeldbrief om de teruggaaf te verzoeken, neem gerust contact met ons op.
LKV gaat wel over bij overgang van onderneming
Wanneer u werknemers aan het werk hebt vanuit de doelgroep waarvoor u in aanmerking komt voor het loonkostenvoordeel (LKV), dan was het beleid van de Belastingdienst dat dit LKV kwam te vervallen als deze medewerker bij een overdracht van activiteiten bij een nieuwe werkgever in dienst kwam (overgang van onderneming). Omdat bij een overgang van onderneming alle rechten en plichten van rechtswege mee overgaan naar een nieuwe werkgever, heeft de rechter geoordeeld dat dit beleid niet juist is.
In navolging van eerdere jurisprudentie en de conclusie van de AG, heeft Hof ’s-Hertogenbosch onlangs ook geoordeeld dat een loonkostenvoordeel (LKV) blijft bestaan in geval van een overgang van onderneming. Het LKV volgt de dienstbetrekking. Aangezien deze blijft bestaan en bij een overgang van onderneming van rechtswege over naar de verkrijger, blijft ook het recht op een reeds bestaande LKV bestaan. De voorwaarden voor het LKV moeten worden beoordeeld op het moment van indiensttreding bij de overdragende werkgever.
De Belastingdienst is overigens nog van mening dat een LKV vervalt bij een overgang van onderneming. Het is aan de Hoge Raad om hier een definitieve uitspraak over te doen.
Let er bij een overgang van onderneming dus op dat het LKV wel mee overgaat naar de nieuwe werkgever. De nieuwe werkgever moet wel rekening houden met de (doortellende) maximale toepassingsduur van het LKV.
Dan zijn er nog enkele (voorgenomen) wijzigingen ten aanzien van het LIV (lage inkomensvoordeel) en LKV aangekondigd. Zodra hier meer duidelijkheid over bestaat zullen wij daarop ingaan:
- Het Jeugd-LIV wordt per 2024 afgeschaft.
- Het maximum uurloon voor het reguliere LIV wordt in 2024 aangepast van 125% naar 104% van het wettelijk minimumloon.
- Het LKV bij herplaatsen van een arbeidsgehandicapte medewerker, wordt onder voorwaarden al mogelijk voor medewerkers die in de wachttijd van de WIA weer geheel of gedeeltelijk passend werk vinden.
- De LKV banenafspraak en scholingsbelemmerden wordt uitgebreid en geldt dan structureel voor iedereen die in de doelgroep valt. Er is geen doelgroepverklaring meer nodig (wel check in doelgroepregister).
- Het reguliere LIV wordt per 1 januari 2025 afgeschaft.
Ontwikkelingen en tips Loonheffingen 2024
Vrije ruimte WKR in 2024 beperkt
In 2023 is de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) verhoogd als tegemoetkoming voor werkgevers in de kosten. Deze verhoging wordt per 2024 afgeschaft. In 2024 wordt de vrije ruimte over de eerste schijf (fiscale loonsom tot € 400.000) verlaagd naar 1,92%, ten opzichte van 3% in 2023. De vrije ruimte over de tweede schijf (fiscale loonsom boven € 400.000) blijft ongewijzigd in 2024 op 1,18%.
Onbelaste reiskostenvergoeding verhoogt naar € 0,23 per kilometer
De onbelaste reiskostenvergoeding wordt in 2024 verder verhoogd van € 0,21 naar € 0,23 per kilometer. Het gaat hier om de gerichte vrijstelling voor zakelijke kilometers (woon-werkverkeer en dienstreizen) die met een eigen vervoermiddel van de werknemer worden gereisd.
Als werkgever ben je overigens in veel gevallen niet (altijd) verplicht om een (volledige) reiskostenvergoeding te betalen. Hierover worden veelal in de arbeidsovereenkomst, het personeelshandboek/arbeidsvoorwaardenreglement of de cao afspraken gemaakt. Voor gemeenten geldt dat zij op grond van de cao-gemeenten een eigen, lokale reisregeling moeten opstellen.
Uitbreiding gerichte vrijstelling openbaar vervoer
Voor 2024 staat een administratieve lastenverlichting op stapel. De fiscale behandeling van abonnementen voor het openbaar vervoer (Ov-kaarten) wordt namelijk vereenvoudigd. U kunt vanaf 2024 desgewenst onbelast (gericht vrijgesteld) een Ov-kaart vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, indien deze kaart mede voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt. Onder zakelijk gebruik wordt woon-werkverkeer maar ook dienstreizen verstaan. De omvang van het zakelijk gebruik is niet relevant, zolang het abonnement aantoonbaar ook zakelijk wordt gebruikt. Dit betekent dat privégebruik mogelijk is zonder dat dit tot belastingheffing leidt.
Deze uitbreiding betekent een aanzienlijke administratieve lastenverlichting voor de praktijk. U als werkgever hoeft immers niet meer te controleren of de vergoeding voor zakelijk gebruik van de Ov-kaart tenminste gelijk (of hoger is) dan werkelijke kosten van het gebruik. Dit biedt ook kansen om uw IKB uit te breiden voor een fiscaal onbelast doel.
Inhuur
In diverse wetsvoorstellen maar ook in cao-onderhandelingen is te merken dat de politiek en ook vakbonden alle vormen van flexibele inzet van personeel aan banden proberen te leggen en iedereen in principe in loondienst willen zien.
Het komende jaar en wellicht ook de komende jaren, zal het lastiger gaan worden om met een flexibele schil in de organisatie te gaan werken. Zo worden nul-urencontracten en oproepcontracten aan banden gelegd en zal het inhuren van een zzp’er mogelijk eerder als een dienstverband worden aangemerkt.
Naast de wet, worden ook in cao’s beperkingen opgenomen. Zo is bijvoorbeeld in het onderhandelingsakkoord van de cao gemeenten opgenomen dat payrolling binnen 4 jaar wordt uitgefaseerd. Ook moeten gemeenten jaarlijks de OR een overzicht aanleveren van de uitgaven aan externe inhuur (percentage ten opzichte van de personeelskosten) en een overzicht van de bezetting in de diverse arbeids- en inhuurvormen.
Wij adviseren alle organisaties aan de slag te gaan met hun inhuurbeleid en te inventariseren in hoeverre (fiscale) risico’s worden gelopen en hoe deze beperkt kunnen worden.
Renseigneringsverplichting
Wij informeerden u eerder al regelmatig over de (nieuwe) renseigneringsverplichting die per 2022 van toepassing is.
De renseigneringsverplichting ziet op betalingen (vergoedingen en verstrekkingen) die u als organisatie doet aan natuurlijke personen, maar die niet kwalificeren als werknemer, vrijwilliger of ondernemer (niet of zonder btw factureren). Ook in januari 2024 dient u deze betalingen (over 2023) weer voor 1 februari aan te leveren bij de Belastingdienst.
Het is voor u als overheidsinstelling dan ook van belang om bij betalingen na te gaan aan wie de betaling plaatsvindt en of hiervoor mogelijk een renseigneringsplicht geldt.
Voor de aanlevering over 2022 (in januari 2023), het eerste jaar van de renseigneringsverplichting, was de Belastingdienst coulant indien u een betaling niet of te laat doorgaf. Het is op dit moment onzeker of de Belastingdienst dit jaar wederom coulant zal zijn.
Meer weten?
Neem dan contact op met één van onze loonheffingen specialisten Marjon van Ginhoven of Remco Bosma. of uw vaste aanspreekpunt.
