In de publieke sector worden regelmatig activiteiten verricht met behulp van vrijwilligers, dit kan op verschillende plekken zijn zoals bij de kinderboerderij, de bibliotheek, het regionaal archief, het buurtcentrum, sportaccommodaties etc. Mooi werk door betrokken mensen of om mensen een zinvolle tijdsbesteding te geven.
Vaak wordt een beperkte vergoeding aan deze vrijwilligers verstrekt, bijvoorbeeld als tegemoetkoming in gemaakte kosten. De vrijwilligersregeling kent strenge voorwaarden en als daar niet aan wordt voldaan, dan komt de Belastingdienst om de hoek kijken. Helaas zien wij in de praktijk dat organisaties soms voor onaangename verrassingen komen te staan. Maar aan welke fiscale spelregels moet worden voldaan om problemen te voorkomen?
Voorwaarden onbelaste vrijwilligersvergoeding
Allereerst moet worden vastgesteld of er sprake is van een (fictieve) dienstbetrekking of niet. Bij vrijwilligers is dit vaak niet het geval vanwege het ontbreken van een gezagsverhouding. Als geen sprake is van een dienstbetrekking kan door bepaalde entiteiten een onbelaste vergoeding worden verstrekt, mits de vergoeding niet te hoog is. Van deze ‘vrijwilligersregeling’ kan gebruik worden gemaakt als de organisatie:
- niet is onderworpen aan de vennootschapsbelasting of daarvan is vrijgesteld;
- een sportorganisatie is; of
- is aangemerkt als een algemeen nut beogende instelling (ANBI).
Wat betreft de hoogte van de vergoeding is het van belang dat de vergoeding niet in verhouding staat tot het tijdsbeslag en de aard van het werk. Hiervan is sprake als de vergoeding niet meer bedraagt dan € 5 per uur (of € 2,75 als de vrijwilliger jonger is dan 21 jaar), € 190 per maand en € 1.900 per jaar. Deze bedragen zijn inclusief eventuele vergoedingen voor gemaakte onkosten! Aan al deze voorwaarden moet worden voldaan, dus als een vrijwilliger 10 euro per uur krijgt en maar 10 uur in de maand werkt, dan blijft de vergoeding weliswaar binnen de maand- en jaargrens (€ 100 per maand, en € 1.200 per jaar), maar dan geldt toch de vrijwilligersregeling niet. Alle gemeenten zijn bij wet aangewezen als ANBI. Let vooral op bij verbonden partijen of bij gemeenschappelijke regelingen. Een BV die bijvoorbeeld een kinderboerderij exploiteert kan op basis van de wet niet zonder meer de vrijwilligersregeling toepassen!
Verplichtingen en sancties
Wordt niet aan deze voorwaarden voldaan, dan geldt de fiscale vrijwilligersregeling niet en is de vergoeding in beginsel belast. Als geen sprake is van een (fictieve) dienstbetrekking, dan hoeft de organisatie geen loonheffingen in te houden, maar moeten de betalingen wel aan de Belastingdienst worden doorgegeven. In het verleden ging dit via een zogenoemde ‘IB-47 verklaring’ en per 1 januari 2022 geldt hiervoor de nieuwe renseigneringsverplichting. Zie ook onze eerdere berichten hierover. Het is per 1 januari 2022 geen keuze om niet aan de renseigneringsverplichting te voldoen. Op het niet (tijdig) voldoen aan deze verplichting staan hoge – strafrechtelijke – sancties, zoals ten hoogste zes maanden hechtenis of een boete van maximaal € 90.000.
Mocht wel sprake zijn van een (fictieve) dienstbetrekking, dan kunt u geconfronteerd worden met een naheffingsaanslag loonheffingen. Bij het ontbreken van de juiste gegevens in uw administratie kan zelfs het anoniementarief van 108,30% van toepassing zijn en daarnaast kunnen boetes worden opgelegd. Verder kan niet alleen uw organisatie voor vervelende verrassingen komen te staan, maar uw vrijwilliger ook.
Risico’s beperken
In de praktijk zien wij met name risico’s bij verbonden partijen van gemeenten, zoals bijvoorbeeld een stichting, een BV of gemeenschappelijke regelingen. Voor de partijen is geen sprake van een ANBI status. In dat geval kan de organisatie niet zonder meer gebruik maken van de fiscale vrijwilligersregeling. Vrijwilligers kunnen dan wellicht beter worden ingezet via de gemeente zelf of via een steunstichting. Wij kunnen u van dienst zijn bij de aanvraag van de ANBI status als u aan de hiervoor relevante voorwaarden voldoet. Wij adviseren om goed op de kwalificatie van de door de vrijwilliger verrichte werkzaamheden te letten en of u aan de vrijwilligersregeling voldoet (qua organisatie en de hoogte van de vergoedingen) of dat u aan uw eventuele inhoudings- of renseigneringverplichting voldoet. Daarnaast adviseren wij u om de administratie op orde te hebben (naam, adres, data en bedragen van betalingen, geboortedatum, BSN en eventueel kopie ID-bewijs).
Wilt u meer weten over dit onderwerp?
Meer hierover weten? Aarzel dan niet en neem contact op met één van onze specialisten of uw vaste aanspreekpunt: Marjon van Ginhoven of Remco Bosma.
