Onderdeel van het klimaatakkoord is om de CO2-uitstoot voor werkgebonden mobiliteit te verminderen. Bijna de helft van de uitstoot van personenmobiliteit komt door woon-werkmobiliteit en zakelijke mobiliteit. Om te monitoren of deze CO2-reductie op koers ligt, zijn organisaties die 100 of meer werknemers in dienst hebben, met ingang van 1 januari 2024 verplicht de CO2-uitstoot van het woon-werkverkeer en het zakelijk verkeer van hun medewerkers te rapporteren. Voor gemeenten geldt daarnaast dat zij tevens de uitvoerders worden voor de ‘handhaving’ op deze rapportageplicht. Dit wordt veelal bij de omgevingsdienst belegd. In dit artikel leest u meer over deze rapportageplicht.
Het ‘Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit’ heeft gevolgen voor alle organisaties die 100 of meer werknemers in dienst hebben, maar voor gemeenten zijn er nog meer gevolgen. Zo is zij het bevoegde gezag van de regeling, opdrachtgever aan de omgevingsdiensten voor toezicht en handhaving en werkgever van werknemers waarvoor de rapportageverplichtingen (veelal) van toepassing zijn. Wij vragen ons af in hoeverre gemeenten hiervan op de hoogte zijn en bezig zijn met de voorbereidingen om uitvoering te kunnen geven aan het Besluit. Ook VNG heeft hier aandacht voor gevraagd. In dit artikel gaan wij nader in op de belangrijkste aspecten van het Besluit voor werkgevers en met name ook voor gemeenten en maken wij de koppeling met de fiscaliteit.
Organisaties met 100 of meer werknemers
Heeft uw organisatie 100 of meer werknemers in dienst, dan moet u uiterlijk op 30 juni 2025 voldoen aan de ‘Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit’. Heeft u minder werknemers in dienst, dan kunt u ervoor kiezen dit vrijwillig rapporteren.
Digitaal rapporteren
De rapportageplicht is digitaal. Dat betekent dat u op de site van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) de gegevens die u over 2024 moet aanleveren, digitaal moet doorgeven. Hiervoor is een handleiding beschikbaar gesteld hoe u dat moet doen. Zorg ervoor dat u tijdig over een geldige eHerkenning beschikt om dit te kunnen doen.
Gegevens die u moet aanleveren
Op de site van RVO is recent een handleiding gepubliceerd, waarin wordt toegelicht welke gegevens u moet verzamelen en rapporteren in het kader van de werkgebonden personenmobiliteit. Om aan de rapportageverplichting te kunnen voldoen, moet u het aantal gereisde kilometers, de gebruikte vervoermiddelen en de brandstof gaan doorgeven. Zorg ervoor dat uw salarisadministratie, declaratiesysteem, alsook van uw eigen auto’s waarvoor de rapportageplicht geldt, deze gegevens kan registreren en rapporteren, waarbij onderscheid wordt gemaakt naar:
1. Aantal jaarkilometers woon-werkkilometers;
2. Aantal jaarkilometers zakelijke kilometers;
En dan vervolgens ook:
3. Het soort vervoermiddel (auto, motorfiets, bromfiets, fiets of openbaar vervoer);
4. Bij gemotoriseerd vervoermiddel de brandstof (benzine, diesel, elektrisch, plug-in-hybride of andere brandstoffen).
De rapportageplicht geldt niet voor alle voertuigen en al het gebruik. Uitgezonderd zijn:
- voertuigen met grijs kenteken (vrachtwagens en sommige bestelauto’s) en ook niet voor speciaal aangepaste voertuigen zoals service-auto’s;
- voertuigen voor nood- en hulpdiensten (zoals politietaak of brandweerzorg)
- voertuigen die worden gebruikt om tegen betaling personen te vervoeren en uw werknemer de bestuurder/controleur is (zoals ritten van de taxichauffeur en trambestuurders/controleurs)
- privéritten van de werknemers. Als privégebruik is meegenomen in de registratie van de kilometers, dan trekt u dit aantal kilometers af van het aantal gereden kilometers.
Toezicht door de Omgevingsdiensten
Het bevoegd gezag is het college van Burgemeester en Wethouders en de uitvoeringstaken draagt het college op aan de omgevingsdienst. Dat betekent dat het toezicht, of organisaties met meer dan 100 werknemers tijdig en volledig hebben gerapporteerd, bij de omgevingsdienst komt te liggen. Alsook de handhavingstaken, zoals het aanschrijven van organisaties die geen of onvolledige gegevens hebben verstrekt of het (uiteindelijk) opleggen van sancties om het indienen van gegevens af te dwingen. Afhankelijk van het verstrekte mandaat legt het bevoegd gezag zelf de sanctie op of doet de omgevingsdienst dit.
Normering
Wanneer uit de evaluatie van het Besluit in 2026 blijkt dat de CO2-reductie in jaren 2024 en 2025 op collectief niveau onvoldoende is, dan kan er vanaf 2027 een wettelijke norm worden gesteld voor individuele werkgevers om slimmer en zuiniger te reizen voor een duurzamere mobiliteit.
Neem uw mobiliteitsbeleid goed onder de loep!
Werkgevers kunnen door bewuste keuzes te maken over verduurzaming van hun mobiliteit, invloed uitoefenen op het verminderen van de CO2-uitstoot. Door als werkgever te kiezen voor duurzame mobiliteit levert de organisatie hier een (belangrijke) bijdrage aan.
Naast deze rapportageplicht, is het monitoren en toezicht houden op het gebruik van (bestel)auto’s vanuit fiscaal oogpunt een belangrijk punt in het kader van fiscale beheersing. Door nu tijdig aan de slag te gaan met het opnieuw herijken van uw mobiliteitsbeleid, welke doelstellingen de organisatie hierbij heeft in het kader van duurzaamheid en hoe de organisatie de informatie voor de rapportageplicht kan verzamelen, is dit ook een mooie kans om de fiscale puntjes op de i te zetten.
Immers, fiscaal is het wagenpark in veel gevallen een zo te noemen ‘’key risk’’ voor de loonheffingen. Binnen (doorontwikkeling) horizontaal toezicht betekent dit concreet dat u richting de Belastingdienst moet kunnen aantonen dat u dit dossier (binnen afzienbare tijd) voldoende beheerst.
Beleid kan een belangrijke bijdrage leveren aan het sturen op gedrag van medewerkers. Door hier vooraf ook goed de fiscale kaders en (on)mogelijkheden scherp te hebben, kan ook een deel van de actiepunten in het kader van de fiscale risicobeheersing op mobiliteit hierin worden meegenomen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Reiskostenvergoeding differentiatie naar soort vervoermiddel;
- Stimuleren van gewenst gebruik (denk aan fietsregeling en openbaar vervoer);
- Parkeerbeleid;
- Rechtmatig gebruik van het wagenpark;
- Declaratiebeleid reiskosten.
Wilt u meer weten over dit onderwerp?
Wij hebben goede ervaringen met het opstellen van een mobiliteitsbeleid en declaratieprocessen om vanuit de inrichting van het proces, zo goed mogelijk al de fiscale beoordeling te laten plaatsvinden. Deze expertise kunnen we ook goed inzetten om uw organisatie te helpen om vanuit de voorkant van het procesontwerp en het beleid de juiste informatie te verzamelen en te registeren voor deze CO2-rapportage in combinatie met de fiscale beoordeling.
Neem dan contact op met één van onze specialisten of uw vaste aanspreekpunt: Remco Bosma of Marjon van Ginhoven.
