Begin dit jaar was al toegezegd dat de huidige, bijna niet uit te leggen, fiscale regels voor het onbelast verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen van OV-abonnementen, vereenvoudigd zal worden. In het Belastingplan 2024 wordt geregeld dat er één gerichte vrijstelling ontstaat. Waar een fiscale vereenvoudiging meestal betekent dat u meer belasting moet betalen, is dat dit keer niet het geval.
Als het gaat om reizen met het openbaar vervoer, dan gelden er binnen de loonheffingen op dit moment (2023) fiscaal verschillende regels, voor:
- Het ter beschikking stellen van een OV-jaarkaart (abonnement “Trein vrij” en “OV Vrij” van de NS-businesscard). Hiervoor geldt een nihil waardering indien deze kaart ten minste 10% zakelijk wordt gebruikt;
- Het ter beschikking stellen van overige abonnementen (trajectkaart, reguliere NS-businesscard);
- Vergoeden van openbaarvervoer kosten;
- Het verstrekken van openbaarvervoer bewijzen.
Vervolgens kent elke variant eigen administratieve vereisten en ook bewijsregels om aan te kunnen tonen dat sprake is van een reizen met het openbaar vervoer dat onbelast is en waarvoor geen kosten ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) komen. In de praktijk brengt dit bij de hierboven genoemde varianten 2, 3 en 4 aanzienlijk administratieve lasten met zich mee. Zeker wanneer ook regelmatig thuis wordt gewerkt.
Hoe ziet de regeling er per 2024 uit?
Wettelijk wordt geregeld dat er geen onderscheid meer wordt gemaakt tussen het ter beschikking stellen en het vergoeden of vertrekken van een OV-abonnement.
Het Kabinet stelt voor dat met ingang van 2024 om doelmatigheidsredenen een OV-abonnement altijd onbelast kan worden vergoed of verstrekt mits de werknemer de OV-kaart, ook (in welke mate dan ook) voor zakelijke reizen (waaronder woon-werkverkeer) wordt gebruikt. Zolang u als werkgever aannemelijk kunt maken dat sprake is van zakelijk gebruik hoeft u voor de loonheffingen geen registratie van privé- en zakelijk gebruik meer bij te houden om in aanmerking te komen voor de vrijstelling.
De gerichte vrijstelling voor openbaar vervoer in het kader van de dienstbetrekking, waaronder woon-werkverkeer komt als volgt te luiden:
“indien het vervoer plaatsvindt per openbaar vervoer, anders dan in de vorm van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige, en de vergoedingen hoger zijn dan € 0,23 per kilometer en zijn vastgesteld op basis van de werkelijke kosten: tot de werkelijke kosten, met dien verstande dat, indien het vervoer plaatsvindt per Nederlands openbaar vervoer met gebruikmaking van een recht op vrij reizen (OV-abonnement) of een recht op vermindering van de prijs van vervoerbewijzen (voordeelurenkaart) ten minste tot de aanschafkosten van het OV-abonnement, onderscheidenlijk van de voordeelurenkaart.”
Nieuw is dat de gerichte vrijstelling dus voor alle openbaar vervoerabonnementen gaat gelden, waar de huidige nihil waardering alleen maar beperkt is tot de OV-jaarkaart, met een volledig onbeperkt reizen abonnement. Ook is nieuw dat privégebruik hiervan voor de loonheffingen geen gevolgen heeft voor het toepassen van een gerichte vrijstelling.
Let u wel op, voor de btw is het nog wel belang om het privégebruik inzichtelijk te hebben, waarbij woon-werkverkeer voor de btw niet zakelijk is, maar nog steeds als privégebruik wordt aangemerkt.
Daling in administratieve lasten
Moet u als werkgever dit jaar nog voor het toepassen van een gerichte vrijstelling bij het verstrekken of vergoeden van een OV-abonnement aannemelijk maken dat de kosten hiervan gelijk of lager zijn dan de kosten voor het vergoeden van ‘losse plaatsbewijzen’, dan hoeft u dat vanaf volgend jaar niet meer te doen. Deze wetswijziging brengt dan ook voor werkgevers waar medewerkers met een ov-abonnement reizen een enorme administratieve lastenverlichting.
Zodra namelijk aannemelijk is dat een OV-kaart mede, in welke mate dan ook, zakelijk wordt gebruikt (waaronder woon-werkverkeer), dan geldt hiervoor een gerichte vrijstelling. Dit levert een aanzienlijke lastenverlichting op voor u als werkgever.
Voor de nihilwaardering van de ter beschikking gestelde OV-jaarkaart geldt tot en met 2023 nog als voorwaarde dat deze ten minste 10% voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt. Wij kunnen ons dan ook voorstellen dat in het verdere wetgevingstraject, dan wel in de uitvoering door de Belastingdienst deze 10% nog wel een rol zou kunnen gaan spelen.
Duurzaam mobiliteitsbeleid
Deze vereenvoudiging van de gerichte vrijstelling voor OV-abonnementen, kan voor organisaties in het kader van duurzaamheid en ook de CO2-registratie, een interessante arbeidsvoorwaarde worden om medewerkers te stimuleren om met het openbaar vervoer te gaan reizen.
Bestedingsdoel in cafetariaregeling/IKB
Het Kabinet merkt in dit kader op dat het verruimen van de vrijstelling een stimulans kan zijn voor het gebruik van het openbaar vervoer voor zowel zakelijke als privéreizen. Zo is het ook mogelijk om vanaf 2024 een OV-abonnement als bestedingsdoel op te nemen in een cafetariaregeling/IKB.
Gemiste kans voor de OV-fiets?
Wat ons betreft is de fiscale behandeling van de OV-fiets als het gaat om de loonheffingen, nog steeds een doorn in het oog. In het kader van “deur-tot-deur” duurzaam reizen, zou het Kabinet er goed aan doen om ook voor de OV-fiets en misschien wel breder voor alle vormen van openbaar deelvervoer, vergelijkbare (of wellicht zelfs dezelfde) fiscale spelregels op te stellen.
Veel van deze initiatieven stoppen in de praktijk omdat de fiscale beoordeling onuitvoerbaar wordt. Dat komt omdat deze vormen van duurzaam deelvervoer, in bestaande wetgeving van leaseauto’s en openbaar vervoer (bestuurd door chauffeur of machinist volgens de definitie van de Belastingdienst) worden “gedrukt”, terwijl dit lastig is in te passen in de huidige wet- en regelgeving. Om ook deze vormen van deelvervoer te stimuleren, zou een eigen fiscale regelgeving met waardering hiervan voor de loonheffingen een belangrijke bijdrage kunnen leveren in de verduurzaming van het zakelijke reizen.
Wilt u meer weten over dit onderwerp?
Meer hierover weten? Aarzel dan niet en neem contact op met één van onze specialisten of uw vaste aanspreekpunt: Marjon van Ginhoven of Remco Bosma.
