De goedkeuringen voor de loonheffingen in dit besluit die relevant zijn voor overheidswerkgevers zien op administratieve verplichtingen (bijvoorbeeld bij indiensttreding) en reis- en andere kostenvergoedingen.
Reiskosten
In het beleidsbesluit is de goedkeuring opgenomen dat een werkgever gedurende het jaar 2020 voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen hoeft te verbinden aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer. De werkgever kan deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Dit betekent dat de werkgever gedurende de goedkeuring (dus alleen in 2020) mag blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is.
Uitruil via IKB
Als een recht op een vaste reiskostenvergoeding afhankelijk was van een keuze van de werknemer (bijvoorbeeld bij een cafetariasysteem) moet de werknemer zijn keuze uiterlijk op 12 maart 2020 hebben gemaakt.
Vaste reiskostenvergoeding volgens de 214-dagenregeling
Onder bepaalde voorwaarden tellen thuiswerkdagen in 2020 aldus mee als reisdagen waarvoor een onbelaste reiskostenvergoeding mogelijk blijft.
Deze goedkeuring komt per 2021 te vervallen. Dat betekent dat u vanaf 1 januari 2021 de reisbewegingen van uw medewerkers in beeld moet hebben, om te kunnen bepalen voor welk bedrag een gerichte vrijstelling geldt voor een (vaste) reiskostenvergoeding onder de werkkostenregeling. Wij verwachten namelijk dat er ook in 2021 minder vaak op kantoor zullen werken.
Iemand die tot voor de coronacrisis 5 dagen in de week naar kantoor kwam en vanaf 2021 misschien nog maar 2 dagen, dan heeft dit gevolgen voor de gerichte vrijstelling die u berekent volgens de 214-dagenregeling. Belangrijke voorwaarde voor een vaste reiskostenvergoeding volgens de praktische 214 dagenregeling is immers dat een medewerker moet voldoen aan de minimale eis van 128 (bij werken op 5 dagen per week) werkelijke reisdagen naar kantoor.
Indien niet aan de voorwaarden van de 214 dagenregeling wordt voldaan, kunnen de werkelijke reisdagen onbelast worden vergoed tegen maximaal € 0,19 per afgelegde kilometer.
Onderbouwen vaste kostenvergoedingen
Gedurende het jaar 2020 mag de werkgever ook andere vaste vergoedingen ongewijzigd voortzetten en daarvoor blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is. Ook hier geldt dat u voor 2021 moet nagaan wat de gevolgen zijn van veelvuldig thuis of elders werken voor de onbelaste vergoeding. Kan deze in 2021 nog onbelast worden uitbetaald in de huidige vorm?
Wat betekent dit voor u?
Op basis van de huidige berichten verwachten wij dat ook in 2021 medewerkers nog veelvuldig thuis (of elders) zullen werken. Noodgedwongen maar ook omdat veel werkgevers naar verwachting een ander beleid gaan voeren ten aanzien van werken op kantoor en thuiswerken meer mogelijk gemaakt gaat worden. Wat zijn de aandachtspunten voor 2021:
- Bepaal of het mogelijk is vooraf een vast aantal werkdagen op kantoor vast te stellen;
- Is dat voldoende om de 214-dagenregeling toe te mogen passen?
- Is het wellicht wenselijk om reiskosten alleen nog maar op declaratiebasis te vergoeden?
- Hoe werken deze keuzes door in de uitruilmogelijkheid via het IKB?
- Welke andere vaste onbelaste kostenvergoedingen zijn er, die mogelijk ook veranderen door wijzigingen in het reis- en werkpatroon?
- Is het wenselijk / noodzakelijk een (nieuw) kostenonderzoek te doen naar de uitgaven?
- Hoe verwerkt u de wijzigingen (tijdig) in uw salarispakket?
- Overwegen of alternatieven voor een vaste reiskostenvergoeding interessant zijn zoals lease-fietsen, Ov-abonnementen en dergelijke of wellicht het formuleren van een heel nieuw mobiliteitsbeleid om te kijken naar aspecten als duurzaamheid.
- Een fiscale wijziging heeft veelal arbeidsrechtelijke gevolgen en kunnen leiden tot een aanpassing in arbeidsvoorwaarden van de werknemers. De gebruikelijke arbeidsrechtelijke aandachtspunten zult u dan ook in acht moeten nemen.
Ondersteuning nodig?
Wij denken graag met u mee over de gevolgen voor uw praktijk, de wijze waarop u fiscaal optimaal binnen de regels een reis- en/of kostenbeleid kunt formuleren in combinatie met thuiswerken en op welke manier dit zo praktisch mogelijk in bestaande processen kan worden gerealiseerd. Wij hebben ruime ervaring met het begeleiden van diverse vernieuwende mobiliteitstrajecten naar een optimale situatie binnen de fiscale kaders.
