Door hybride werken, thuis of op kantoor, kiezen werknemers er steeds vaker voor om tijdelijk vanaf een ‘vakantie’ adres te werken of vanuit een ander verblijfadres te reizen. Dit kan een ‘workcation’ zijn in het buitenland, maar ook werken vanaf een camping of vakantiehuisje in Nederland in de zomermaanden komt steeds vaker voor. De Belastingdienst heeft recent een kennisgroepstandpunt gepubliceerd wat dit betekent voor de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer.
Inleiding
Voor reizen in het kader van de dienstbetrekking, waaronder woon-werkverkeer- is fiscaal gezien een onbelaste vergoeding mogelijk van (maximaal) € 0,23 (2024) per kilometer met een eigen vervoermiddel. Voor deze vergoeding geldt dan een gerichte vrijstelling onder de werkkostenregeling.
Als een werknemer tijdelijk op een camping verblijft, dan is voor de vraag of de reiskostenvergoeding voor het reizen naar de camping onbelast is (gerichte vrijgesteld) van belang of sprake is van een tijdelijke verblijfsplaats voor de werknemer. Aan de hand van twee voorbeelden, geeft de Belastingdienst in een kennisgroepstandpunt aan op welke wijze deze fiscale beoordeling gemaakt moet worden.
Hierbij is van belang dat er sprake is van woon-werkverkeer als de werknemer binnen een tijdsbestek van 24-uur heen en weer reist van de verblijfplaats. Is daarvan geen sprake, dan vormt de rit een dienstreis (zakelijke rit) indien de aanleiding voor de rit een zakelijke reden heeft.
Voor de gerichte vrijstelling voor woon-werkverkeer moet bij de (tijdelijke) verblijfplaats sprake zijn van ‘enige duurzaamheid’ om in aanmerking te kunnen komen voor een gerichte vrijstelling.
Tot slot geldt er een (marginale) redelijkheidstoets, U als werkgever moet aannemelijk maken dat de vergoeding in redelijkheid is betaald voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Dit is mogelijk niet het geval als een werknemer zijn woonplaats verlegt naar een plaats die veel verder weg ligt van zijn plaats van werkzaamheden en deze keuze overwegend is ingegeven door persoonlijke argumenten.
Voorbeeld 1: Elk weekend naar de camping
Als een werknemer in een bepaalde periode, bijvoorbeeld van (mei t/m juni) elk weekend op de camping verblijft, dan is de camping geen tijdelijke verblijfplaats voor woon-werkverkeer. Dit betekent het volgende:
- De reis op vrijdag van kantoor naar de camping en maandag van de camping weer naar kantoor, zijn privé kilometers. Als de werknemer deze reiskosten mag declareren en deze worden onbelast uitbetaald, dan komen deze reiskosten ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
- De rest van de week reist hij van zijn woonplaats naar kantoor en vice versa. Voor deze reiskosten geldt wel de gerichte vrijstelling voor woon-werkverkeer, zodat deze reiskosten niet ten laste van de vrije ruimte komen.
Is de werknemer in een weekend op de camping en er is een calamiteit waardoor de werknemer naar het werk moet? In dat geval is er wel een zakelijke aanleiding voor de rit van de camping naar kantoor en geldt er wel een gerichte vrijstelling voor deze reiskosten.
Voorbeeld 2: Zomermaanden verblijven op de camping in Nederland
Wanneer een werknemer tijdens de zomermaanden niet in zijn woonplaats verblijft, maar bijvoorbeeld voor een periode van drie maanden op een camping in Nederland verblijft, dan is de camping de tijdelijke verblijfplaats. Dat betekent dat voor de dagen dat de werknemer naar kantoor reist vanuit de camping naar kantoor en vice versa, sprake is van woon-werkverkeer.
Advies
“Workcations” zijn steeds populairder aan het worden en ook steeds meer werkgevers bieden medewerkers deze vrijheid om vanuit hun ‘vakantie’ locatie te gaan werken. Naast alle beleidsmatige kaders, is het verstandig om ook de fiscale gevolgen hierbij niet uit het oog te verliezen. Blijft de medewerker in Nederland op de camping, dan zijn de fiscale aandachtspunten de fiscale regels ten aanzien van woon-werkverkeer. Gaat een medewerker tijdelijk naar het buitenland, dan krijg je als werkgever mogelijk te maken met internationale belastingheffingsregels en sociale verzekeringsregels. Waarbij als belangrijk aandachtspunt geldt dat 99,9% van de informatie op internet geschreven is voor ‘reguliere werknemers’ en niet voor ambtenaren. Kwalificeert de medewerker als ambtenaar, dan gelden er zeer waarschijnlijk andere, specifieke regels.
Meer weten?
Wilt u aan de slag met beleid ten aanzien flexibele reiskostenvergoedingen, ‘workcations’ en dergelijke? We kijken graag met u mee welke fiscale en sociaal verzekeringsrechtelijke aspecten hierbij van belang zijn en wat dit betekent voor u als werkgever. Neem contact op met één van onze loonheffingen specialisten Marjon van Ginhoven of Remco Bosma. of uw vaste aanspreekpunt voor meer informatie.
