De nieuwe cao gemeenten kent met ingang van 1 mei 2023 aan medewerkers een vaste vergoeding voor thuiswerken toe van € 3,00 netto per dag. Voor dit gehele bedrag geldt niet zo maar een gerichte vrijstelling onder de WKR.
Onlangs hebben de leden van de cao-partijen ingestemd met het onderhandelingsakkoord voor de cao-gemeenten. Met ingang van 1 mei 2023 zijn gemeenten gehouden om medewerkers een vaste vergoeding bij thuiswerken te gaan betalen van €3,00 netto per thuiswerkdagdag. Deze vergoeding ziet op:
- € 2,15 algemene thuiswerkvergoeding. Voor dit bedrag geldt een gerichte vrijstelling.
- € 0,85 internetvergoeding. Hiervoor kent de wet niet zondermeer een bedrag waarvoor een vaste vergoeding betaald mag worden als gerichte vrijstelling.
Om onder de WKR een gerichte vrijstelling voor een vaste netto kostenvergoeding (voor de € 0,85 aan internetvergoeding) toe te kunnen passen, gelden fiscaal 2 voorwaarden:
- Er moet zijn voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium. Dit betekent dat de voorziening naar mening van de gemeente zondermeer nodig is voor de uitoefening van de dienstbetrekking. In het geval dat een werknemer van de gemeente thuiswerkt, is in beginsel een gedegen internetverbinding nodig die snel genoeg is om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Aan het noodzakelijkheidscriterium zal dan ook voldaan worden.
- Er is op basis van de Wet op de loonbelasting 1964 (vooraf) een kostenonderzoek uitgevoerd op basis waarvan de hoogte van de netto vergoeding is onderbouwd. Omdat sprake is van een vaste (forfaitaire) kostenvergoeding van € 0,85 per thuiswerkdag (en niet een declaratie van de werkelijke kosten van internet thuis van de medewerker), moet deze vaste kostenvergoeding vooraf worden onderbouwd. De Belastingdienst heeft dit ook zo opgenomen in hoofdstuk 4.6.1 van het handboek loonheffingen 2023.
Wilt u als gemeente voor de gehele thuiswerkvergoeding van € 3,00 een gerichte vrijstelling toe kunnen passen? Voor de internetvergoeding is het nodig dat de gemeente de vergoeding aanwijst als eindheffingsloon onder de WKR en dat:
- De gemeente het bedrag van de kosten aannemelijk kan maken (medewerkers in vergelijkbare omstandigheden, maken vergelijkbare kosten in het kader van hun dienstbetrekking)
- De gemeente heeft vooraf een representatief onderzoek gedaan naar de werkelijk gemaakte kosten.
Heeft de gemeente (nog) geen representatief kostenonderzoek gedaan naar de werkelijke kosten van internet voor de thuiswerkplek, of kan een deel van de vaste kostenvergoeding niet worden onderbouwd, dan vormt volgens de huidige wettelijke regels en het beleid van de Belastingdienst, de € 0,85 belast loon . De huidige cao verplicht dat sprake is van een “netto” vergoeding. Is er geen onderzoek gedaan en heeft u de internetvergoeding wel aangewezen als eindheffingsloon, dan komt deze € 0,85 ten laste van de vrije ruimte.
Alleen wanneer vanuit de brancheorganisatie met de Belastingdienst schriftelijk een akkoord wordt verkregen dat alle gemeenten voor het bedrag van € 0,85 een gerichte vrijstelling mogen toepassen, is een eigen onderzoek niet nodig. Voor zover ons bekend heeft een dergelijke afstemming (nog) niet plaatsgevonden, waardoor elke gemeente voor zich de kostenvergoeding voor internet op de thuiswerkplek moet onderbouwen wil er sprake zijn van een gerichte vrijstelling onder de WKR.
Desgewenst kunnen wij u behulpzaam zijn bij het uitwerken van de wettelijke kaders en het uitvoeren van een kostenonderzoek naar de werkelijke kosten in de praktijk.
Meer weten?
Neem dan contact op met één van onze specialisten of uw vaste aanspreekpunt: Marjon van Ginhoven of Remco Bosma.
