Inleiding
Onlangs heeft de Rechtbank Den Haag een uitspraak gedaan waarin zij bevestigt dat de bewijslast bij het doen van een onbelaste vergoeding voor de loonheffingen op de werkgever rust. In dit artikel nemen we u mee in de relevante wetgeving met betrekking tot het verstrekken van onbelaste vergoedingen, de verdeling van de bewijslast hierbij en de gevolgen voor de praktijk.
De bewijslast voor een onbelaste vergoeding ligt bij de inhoudingsplichtige
Op grond van artikel 10 van de Wet op de loonbelasting 1964 (Wet LB) is loon al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking. Het uitgangspunt voor de loonheffingen is daarmee dat alles wat een werknemer geniet, tot het belastbare loon behoort.
De inhoudingsplichtige heeft de mogelijkheid om vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel, en vervolgens, indien sprake is van een zogenoemde gerichte vrijstelling, deze onbelast te vergoeden, verstrekken of ter beschikking te stellen. Voor vervoer in het kader van de dienstbetrekking (waaronder woon-werkverkeer) geldt in 2024 een gerichte vrijstelling van maximaal € 0,23 per afgelegde kilometer. De inhoudingsplichtige dient te bewijzen dat aan alle voorwaarden voor een vrijstelling in de Wet LB is voldaan.
Rechtbank Den Haag
In deze zaak had de werkgever aan haar werknemers onbelaste reiskostenvergoedingen verstrekt. De Rechtbank bevestigt eerdere jurisprudentie dat de bewijslast dat de reiskostenvergoedingen terecht onbelast zijn verstrekt op de inhoudingsplichtige (de werkgever) is rust. Het ligt dan ook op de weg van werkgever om het aantal kilometers van de werknemers en het zakelijke karakter daarvan, aannemelijk te maken.
De betreffende werkgever had in de jaren 2015 tot en met 2018 onbelaste kilometervergoedingen verstrekt aan haar werknemers. De Belastingdienst heeft naar aanleiding van een boekenonderzoek naheffingsaanslagen loonheffingen, inclusief verzuimboetes voor de desbetreffende jaren opgelegd. Volgens de Belastingdienst waren deze onbelaste vergoedingen bovenmatig, waardoor zij onterecht zonder heffing van loonbelasting zijn uitbetaald.
De rechtbank komt tot de conclusie dat de werkgever niet slaagt in de op haar rustende bewijslast en daarmee niet aannemelijk heeft gemaakt dat de vergoedingen (volledig) onbelast konden worden uitgekeerd. Ook blijven de rentebeschikkingen in stand, omdat eiseres geen gronden heeft ingebracht tegen de in rekening gebrachte belastingrenten.
Daarnaast acht de rechtbank een vergrijpboete passend en geboden. Voor het opleggen van een vergrijpboete moet er sprake zijn van opzet of grove schuld bij de inhoudingsplichtige. De bewijslast rust op de inspecteur om te onderbouwen dat het aan grove schuld van de werkgever is te wijten dat te weinig loonheffing is betaald. Naar het oordeel van de rechtbank slaagt de inspecteur hierin en acht een vergrijpboete van 25% passend en geboden. Echter, door het overschrijden van de redelijke termijn, zijn de vergrijpboetes met 15% gematigd.
Het belang van deze uitspraak voor de praktijk
De Wet LB bevat verschillende gerichte vrijstellingen die onder de noemer van de werkkostenregeling kunnen worden benut. Zoals uit deze uitspraak maar weer blijkt, is het van cruciaal belang, dat u kunt bewijzen dat aan alle relevante voorwaarden wordt voldaan om een gerichte vrijstelling te kunnen toepassen. Zoals gezegd, rust de bewijslast hiervoor op u als werkgever.
Wij komen in de praktijk veelvuldig tegen dat werkgevers worstelen met deze bewijslast. Een gedegen administratie en goede inrichting van de WKR in uw processen is noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de bewijslast.
Vaste internetvergoeding
Omdat voor een vaste onbelaste internetvergoeding geen gerichte vrijstelling in de Wet LB is opgenomen, bevestigt deze uitspraak dat een werkgever een kostenonderbouwing moet hebben om een gerichte vrijstelling toe te kunnen passen voor een vaste maandelijkse onbelaste internetvergoeding. Mocht u een dergelijke vaste vergoeding betalen (zoals bijvoorbeeld de Cao gemeenten voorschrijft), zonder onderbouwing, dan adviseren wij u dit onderzoek alsnog uit te voeren. Wij kunnen u desgevraagd daarbij behulpzaam zijn.
Boekenonderzoek en extrapolatie
Tot slot is het interessant om op te merken dat de rechtbank expliciet aangeeft dat de omstandigheid dat de verschuldigde belastingbedragen met toepassing van extrapolatie zijn vastgesteld, in het onderhavige geval geen aanleiding om de vergrijpboete te matigen. In de praktijk maakt de Belastingdienst bij boekenonderzoeken veelal gebruik van statistische methodes om de omvang van de steekproef bij een boekenonderzoek en de hoogte van eventuele naheffingsaanslagen te bepalen. Jurisprudentie wijst uit dat deze methodiek in de regel is toegestaan. Ook dit geeft aan dat een gedegen administratie van groot belang is om fiscale risico’s te beperken.
Vragen?
Uiteraard kunnen wij u behulpzaam zijn bij het implementeren en verder optimaliseren van de WKR in uw organisatie. Wilt u meer weten over dit onderwerp? Aarzel dan niet en neem contact op met één van onze loonheffingenspecialisten Marjon van Ginhoven of Remco Bosma.
