Om het nieuwe (fiscale) jaar goed te beginnen, presenteren wij hierbij enkele tips en aandachtspunten voor de overheidspraktijk die betrekking hebben op de BTW en BCF. Deze selectie is gebaseerd op de huidige wet- en regelgeving en jurisprudentie (2021).
1. Penvoerderschappen niet 100% BCF als kassier
De inkoop btw op kosten die u maakt als penvoerder om gelden te beheren en uit te betalen is niet altijd 100% compensabel, maar dient u via een mengpercentage te verrekenen. Denk aan penvoerderschappen inzake regiovervoer, regiodeals, ZonMw, sociaal domein en natuurprojecten. De doorbetaling van de Rijkssubsidie gelden is geen btw-belaste prestatie. Echter een goede kwalificatie van de soorten werkzaamheden als penvoerder voor de btw is nodig met de vraag of en welk deel van de uitvoeringskosten als dienstverlening moet worden aangemerkt. Ook kan het in rekening brengen van btw aan de orde zijn over de uit het (rijks)budget gedekte uitvoeringskosten.
2. Nieuwe activiteiten toetsen BTW kwalificatie
Het nieuwe jaar begint weer dus een controle op nieuw aangemaakte nummers in 2021 voor de btw labellijst is aan te bevelen. Zo houdt u de btw labeling actueel en op orde, zonder grote herijkingacties van een integrale lijst. Ook alvast een check op de te starten projecten 2022 (bijvoorbeeld op basis van de begroting) is handig. Dit zodat vooraf de fiscale toets en labeling kan plaatsvinden, denk hierbij bijvoorbeeld aan de opening van een nieuwe grondexploitatie, bouw van een brede school, Publiek Private samenwerking etc.
3. Herziening van BTW labels die mix percentages kennen
Controleer of de btw mengpercentages die in het systeem staan nog actueel zijn of aanpassing behoeven. Is de verdeling in kosten veranderd? Zijn er andere deelnemers/gebruikers gekomen? Is er leegstand ontstaan? Zowel voor mengpercentages op vastgoed als op samenwerkingen is een jaarlijkse controle aan te bevelen, zodat deze accuraat zijn en blijven. Hierdoor blijven suppleties beperkt en zal bij een eventuele controle van de Belastingdienst aangetoond kunnen worden welke sleutels zijn gehanteerd, dat deze sleutels actueel zijn en welke onderbouwing aanwezig is.
4. Nacalculatie BTW mengpercentages grondexploitaties
Zorg dat u middels de btw-labels op de kostenplaatsen en kostensoorten op basis van de MPG’s 2022 de nieuwe mengpercentages per grondexploitatie berekent en invoert in de administratie. Stem een methodiek eventueel af met de Belastingdienst als u een andere werkwijze wenst toe te passen. Zorg dat de planeconomen tijdig weten welke acties noodzakelijk zijn en welke berekeningen zij moeten maken. Let op dat de bijzonderheden in de grexen goed gaan. Denk hierbij aan deelgrexen, incidentele verkopen in een grex zoals een (monumentaal) pand en bijdragen. Dergelijke verkopen mogen het mengpercentage niet beïnvloeden en moeten mogelijk handmatig worden beoordeeld voor de btw-verrekening.
5. Fietsregeling en BTW: BTW niet altijd verrekenbaar; let op beperking!
Voor de fietsregeling geldt een specifieke regeling. Deze regeling geeft feitelijk recht op btw-aftrek bij bedrijven tot een fietsbedrag van € 749 excl. btw (= € 130 btw). Vrij vertaald mag de gemeente dan € 130 aan btw naar rato van het algemeen mengpercentage verdelen. Het meerdere boven de € 749 (€ 130 btw) is niet aftrekbaar. Bij een eigen bijdrage geldt dat de gemeente de btw wel mag verrekenen, maar zij moet ook btw inhouden op de eigen bijdrage.
6. Plankosten of meer dan plankosten in de (post) anterieure overeenkomst
Plankosten die u als gemeente maakt in het kader van de wettelijke overheidstaak zijn geen BTW belaste activiteiten maar worden als overheid zonder BTW in rekening gebracht aan derden. Let op: een bijdrage voor meer dan de zuivere plankosten kan belast zijn met BTW evenals koopopties en afkoopsommen. Neem altijd een fiscale passage op in de anterieure overeenkomst. Ook voor een posterieure overeenkomst of samenwerkingsovereenkomst is het van belang om de financiële bepaling fiscaal juist te kwalificeren en vast te leggen. Dit om achteraf discussies of onverwachte fiscale risico’s te voorkomen.
7. Bepaal juiste BTW afstorting BTW-compensatiefonds bij rijksbijdragen
Als u een rijksbijdrage krijgt voor een groot project zoals een regiodeal, duurzaamheidsinitiatieven, grote infrastructurele projecten etc. dan wordt altijd door het ministerie gevraagd of de BTW in de door u uit te voeren werkzaamheden compensabel, kostprijsverhogend, verrekenbaar of deels verrekenbaar is. De compensabele BTW van een project wordt door het ministerie afgestort in het BTW-compensatiefonds en krijgt u niet uitgekeerd. Het is van belang een goede prognose te maken van de kosten die compensabel zijn en hier goede afspraken met het ministerie over te maken. Dit zodat u het juiste bedrag van het ministerie uitgekeerd krijgt en het juiste bedrag wordt afgestort naar het BTW-compensatiefonds. Correcties achteraf zijn in deze vaak niet mogelijk, dus let goed op indien u een rijksbijdrage ontvangt waarin is aangeven dat dit bedrag inclusief BTW is.
8. Maak de BTW key risks in de doorontwikkeling horizontaal toezicht concreet door 5 interviews
Om te komen tot een nieuw convenant horizontaal toezicht is het vanuit de Belastingdienst vereist om uw key risks te identificeren, te gaan beheersen en te monitoren. Om deze key risks te bepalen is het goed om door middel van interviews met de belangrijkste afdelingen voor de BTW (bijvoorbeeld grondzaken, financiële administratie, vastgoed, projecten etc.) te bepalen welke werkzaamheden er worden verricht en hoe fiscaliteit hierin wordt gesignaleerd, opgepakt en beheerst. Hierdoor krijgt u snel en vooral scherp in beeld welke zaken er goed lopen, hoe dat gebeurt en welke gebieden aandacht behoeven. Schrijf deze punten op en werk ze uit in een Plan, Do, Act model en voilà uw key risks zijn in beeld en kunnen worden opgenomen in het tax control framework (TCF).
9. Gemeentelijke herindeling wel of niet nieuwe fiscale entiteit
In december 2021 is het bijgewerkte handboek gemeentelijke herindeling gepubliceerd. Hierin is een onderscheid gemaakt tussen een ‘lichte’ en een ‘zware’ herindeling. Bij een zware herindeling krijgt de ‘nieuwe’ gemeente een nieuw fiscaal nummer en dienen er formulieren te worden ingediend voor overgang van onderneming maar dient ook voor de vennootschapsbelasting de fusiefaciliteit voor het grondbedrijf te worden toegepast. De meest voorkomende wijze van gemeentelijke herindeling is samenvoeging: twee of meer gemeenten worden opgeheven waarbij er tegelijkertijd één nieuwe gemeente wordt ingesteld. Naast deze reguliere vorm van samenvoeging bestaat ook een lichte variant van samenvoeging. Hierbij wordt één van de betrokken gemeenten niet opgeheven maar geïntegreerd in de gemeente die blijft bestaan. Dit is de meest eenvoudige variant fiscaal gezien.
Meer weten?
Mocht u naar aanleiding van dit bericht vragen hebben, neem dan gerust contact op met onze BTW en BCF specialist mr. Nikita Brameijer.
