De Belastingdienst heeft op 8 december 2020 een aantal vragen over de uitruil van reiskosten beantwoord en gepubliceerd op het forum voor salarisadministrateurs en fiscale dienstverleners. Het gaat om vragen die deelnemers hebben gesteld tijdens het webinar ‘Coronavirus fiscale maatregelen en de gevolgen’.
Het webinar werd georganiseerd door de Belastingdienst en heeft op 30 september plaatsgevonden. Het ging onder andere over de gevolgen van de coronamaatregelen voor de loonheffingen, inkomsten- en vennootschapsbelasting en de invordering. Hieronder leest u de vragen en antwoorden. Wilt u meer weten wat dit voor uw organisatie betekent, neem contact met ons op!
1. Een werknemer krijgt een vaste reiskostenvergoeding van € 0,08 per kilometer op basis van de 214-dagenregeling. Hij werkt sinds de coronamaatregelen vanuit huis. In december 2020 geeft de werknemer aan dat hij het individueel keuzebudget (IKB) wil inzetten voor een aanvullende reiskostenvergoeding. Kan de werkgever onbelast uitruilen tot € 0,19 per kilometer op basis van de 214-dagenregeling?
De werkgever mag de goedkeuring uit het besluit alleen toepassen als de werknemer zijn keuze voor de uitruil vóór 13 maart 2020 heeft gemaakt. In dit geval geldt de goedkeuring uit het besluit niet. De werknemer mag alleen uitruilen op basis van 214 dagen als aan het einde van het jaar blijkt dat hij in 2020 meer dan 128 dagen werkelijk heeft gereisd. Heeft hij minder dan 128 dagen gereisd, dan mogen alleen de werkelijke reisdagen uitgeruild worden.
2. Werknemers kunnen meerdere keren per jaar uitruilen. In het salarissysteem moet de werknemer de keuze iedere keer opnieuw maken. Mag een werknemer het hele jaar onbelast uitruilen tot € 0,19 per kilometer als hij al 2 maanden heeft uitgeruild vóór 13 maart 2020?
Nee. De werkgever mag de goedkeuring voor uitruil uit het besluit alleen toepassen voor de keuzes die de werknemer vóór 13 maart 2020 heeft doorgegeven. Omdat de werknemer meerdere keren per jaar de keuze moet maken, geldt de goedkeuring niet voor de keuzes die hij na deze datum doorgeeft.
3. Een werknemer heeft vóór 13 maart 2020 digitaal doorgegeven dat ze wil uitruilen tot € 0,19 per kilometer. Ze heeft nog niet aangegeven of ze de uitruil maandelijks wil toepassen of aan het einde van het jaar. Kan de werkgever de goedkeuring uit het besluit toepassen?
Ja. Het besluit ziet op reiskostenvergoedingen waarop de werknemer een onvoorwaardelijk recht had vóór 13 maart 2020. Dit geldt als de werkgever en werknemer vóór die datum zijn overeengekomen dat de werknemer zijn IKB in 2020 gaat uitruilen tegen een onbelaste reiskostenvergoeding. De werkgever is in dat geval op 13 maart 2020 verplicht tot de uitruil. Alleen het moment van uitruilen stond nog niet vast.
4. De werkgever betaalt een vaste reiskostenvergoeding van € 0,12 per kilometer. Een werknemer maakt gebruik van de mogelijkheid om uit te ruilen tot € 0,19 per kilometer voor een aanvullende reiskostenvergoeding. De werkgever zet de reiskostenvergoeding tijdelijk stop vanaf 1 mei tot 1 oktober 2020, omdat de werknemer thuiswerkt. Wat is de fiscale ruimte over deze periode?
Als de werknemer zijn keuze voor deze uitruil vóór 13 maart 2020 heeft gemaakt, kan de werkgever de goedkeuring uit het besluit toepassen op de aanvullende reiskostenvergoeding. Op basis van het besluit mag de werknemer € 0,19 per kilometer uitruilen over de periode 1 mei tot 1 oktober. De fiscale ruimte bedraagt dan 214 x € 0,19 x aantal kilometers minus de reiskostenvergoeding die de werknemer al heeft ontvangen in het kalenderjaar.
5. Hoe moet je de 128 dagen toetsen in verband met de onbelaste uitruil tot € 0,19 per kilometer tegen een eindejaarsuitkering op basis van 214 dagen?
Als de goedkeuring uit het besluit niet van toepassing is, mag de werknemer alleen uitruilen op basis van 214 dagen als hij kan aantonen dat hij daadwerkelijk 128 dagen gereisd heeft in 2020.
6. Werknemers krijgen een reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer tot maximaal 100 kilometer per dag. Het meerdere mag de werknemer onbelast uitruilen tot € 0,19 per kilometer via een cafetariaregeling. Uitruil is alleen mogelijk voor de werkelijk gereden kilometers waarvoor de werknemer geen vergoeding ontvangt. Kan dit ook nog als de werknemer na 13 maart 2020 verhuist en meer zakelijke kilometers rijdt?
Het antwoord op deze vraag is afhankelijk van de feiten en omstandigheden. U kunt hiervoor vooroverleg aanvragen.
7. De werknemers ontvangen een reiskostenvergoeding op basis van de werkelijk gereden kilometers. Kan de werknemer onbelast uitruilen tot € 0,19 per kilometer met de eindejaarsuitkering, ook al is de overeenkomst na 13 maart getekend?
In dit geval is de goedkeuring uit het besluit niet van toepassing. De werkgever mag altijd een reiskostenvergoeding geven voor de werkelijk gereisde kilometers. De werknemer kan dan brutoloon uitruilen tot € 0,19 per werkelijk gereisde kilometer. Meer over reiskostenvergoedingen leest u in hoofdstuk 21 Handboek Loonheffingen.
8. Een werknemer heeft vóór 13 maart de keuze gemaakt voor onbelaste uitruil tot € 0,19 per kilometer van een reiskostenvergoeding voor het hele jaar op basis van 5 reisdagen per week. Per 1 juni heeft de werknemer een contract voor 4 dagen per week. Mag hij dan nog uitruilen op basis van de 214-dagenregeling? Of moet de werkgever vanaf 1 juni uitgaan van de werkelijke reisdagen?
De werkgever kan de goedkeuring uit het besluit blijven toepassen op de uitruil voor een reiskostenvergoeding op basis van 5 reisdagen. Dit geldt als er een onvoorwaardelijk recht bestond vóór 13 maart 2020. Dit recht wijzigt niet na 12 maart, alleen het aantal werkdagen van de werknemer. De goedkeuring vervalt hierdoor niet. Het kan zijn dat de werkgever de reiskostenvergoeding naar beneden bijstelt. Fiscaal gezien is dat niet vereist.
9. De werkgever heeft op 1 januari 2020 een applicatie ingericht waarin de werknemer op basis van de 214-dagenregeling reiskosten onbelast kan uitruilen tot € 0,19 per kilometer. De vaste werkdagen en de kilometervergoeding zijn hierin vastgelegd voor het hele jaar. De werknemer kiest zelf of hij maandelijks uitruilt of aan het eind van het jaar. Is in deze situatie sprake van een onvoorwaardelijk recht op uitruil op basis van het ingevoerde reispatroon?
Dit is afhankelijk van de feiten en omstandigheden.
Het besluit ziet alleen op reiskostenvergoedingen waarop de werknemer vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht had. Hiervan is sprake als de werkgever en de werknemer vóór die datum zijn overeengekomen dat de werknemer zijn IKB in 2020 uitruilt tegen een onbelaste reiskostenvergoeding. De goedkeuring uit het besluit kan de werkgever ook toepassen als het moment waarop de uitruil gaat plaatsvinden nog niet vaststaat. Zie het antwoord op vraag 3.
