In een recente uitspraak bevestigt de Rechtbank opnieuw dat (veelal) een sluitende kilometeradministratie nodig is om overtuigend aan te tonen dat niet meer dan 500 kilometer privé is gereden met een auto. Dit is nodig om de bijtelling op het loon van de werknemer te voorkomen die in de auto geldt. De Belastingdienst mocht in dit geval ook een verzuimboete opleggen. De uitspraak van de Rechtbank is in lijn met eerdere jurisprudentie en onderschrijft nogmaals het belang van een sluitende rittenregistratie of andere manieren van monitoring van uw wagenpark.
Waar gaat de uitspraak over?
Als je als werknemer een (bestel)auto van de werkgever mag gebruiken voor het werk, dan is dat een ter beschikking gestelde auto. Het maakt niet uit of de auto eigendom van de werkgever is of dat deze auto wordt gehuurd (zoals bij een deelauto (bijvoorbeeld MyWheels of Greenwheels) of wordt geleased via een leasemaatschappij.
De wettelijke regels voor de loonheffingen zijn vervolgens zo opgesteld, dat je voor deze (bestel)auto een bijtelling moet toepassen op het loon van de werknemer die de beschikking heeft over de (bestel)auto, tenzij een van de uitzonderingen van toepassing is, bijvoorbeeld een sluitende rittenregistratie. Als een werkgever en/of werknemer niet kan aantonen dat een van deze uitzonderingen van toepassing is, dan geldt dus een bijtelling voor de auto. Een bijtelling betekent concreet voor een werknemer dat hij meer loonbelasting betaalt en daardoor een lager nettosalaris overhoudt.
Kortom, de bewijslast om overtuigend aan te tonen dat er geen (of in ieder geval minder dan 500 kilometer op kalenderjaarbasis) privégebruik heeft plaatsgevonden en dat daarmee de bijtelling achterwege kan blijven, rust op de werkgever en werknemer.
In deze rechtszaak ging het om een werknemer die een “Verklaring geen privégebruik auto” had aangevraagd bij de Belastingdienst. De wet bepaalt in dat geval dat de verzwaarde bewijslast om aan te tonen dat er minder dan 500 kilometer privé is gereden, op de werknemer rust. Hiertoe kan een sluitende rittenregistratie worden bijgehouden. Het bewijs mag echter ook op een andere wijze worden geleverd. De rittenregistratie van de medewerker voldeed niet aan de (minimale) wettelijke eisen. En ook lukte het niet met ander bewijs, zoals uitdraai van het grootboek, tankoverzichten en dergelijke, een sluitende rittenregistratie op te stellen. De rechter kwam aldus tot de conclusie dat de werknemer niet overtuigend kon aantonen dat de auto voor minder dan 500 kilometer op jaarbasis voor privédoeleinden was gebruikt en dat daarom (alsnog) een bijtelling moet plaatsvinden. De verzuimboete van 25% vond de rechter in dit geval ook terecht.
Wat betekent dit voor de praktijk?
Stelt u (bestel)auto’s ter beschikking aan uw medewerkers waarvoor geen bijtelling plaatsvindt? Zorg dan dat u kunt aantonen welke uitzonderingssituatie op u van toepassing is. In de praktijk betekent dit voor veel (bestel)auto’s dat u een sluitende kilometerregistratie moet kunnen overleggen waaruit blijkt dat de auto’s voor niet meer dan 500 kilometer op jaarbasis zijn gebruikt. Een sluitende rittenregistratie moet ten minste de volgende gegevens bevatten wanneer de auto maar één bestuurder heeft:
a. merk, type en kenteken van de auto;
b. periode van terbeschikkingstelling van de auto;
c. per rit:
1°. datum;
2°. beginstand en eindstand van de kilometerteller;
3°. beginadres en eindadres;
4°. de gereden route indien deze afwijkt van de meest gebruikelijke;
5°. het karakter van de rit (privé of zakelijk)
Doorontwikkeling horizontaal toezicht (DHT)
In de praktijk is het wagenpark voor de meeste (overheids)organisaties een zo te noemen ‘’key risk’’ in het kader van DHT. Dit betekent dat u als organisatie uw fiscale beheersing op dit onderwerp op orde moet hebben, of dat u een plan van aanpak moet opstellen om in control te komen.
Wij zien in de praktijk dat de meeste (overheids)organisatie nog stappen moeten zetten om fiscale risico’s te borgen. In de gesprekken die wij voeren, horen wij geregeld dat de organisatie stelt dat er geen privégebruik plaatsvindt of kan plaatsvinden, bijvoorbeeld omdat in elke (bestel)auto een rittenregistratiesysteem (black box) is ingebouwd of omdat alle (bestel)auto’s na werktijd op de gemeentewerf worden geparkeerd. Het (fiscale) probleem is vaak dat (nog) niet aangetoond kan worden dat geen privégebruik plaatsvindt, veelal omdat er geen controles op gebruik plaatsvinden, bevindingen niet of onvoldoende worden vastgelegd of er geen sleutelregistratie aanwezig is.
Zoals ook uit deze Rechtbank uitspraak blijkt, rust de (zware) bewijslast bij de werkgever en werknemer om overtuigend aan te tonen dat er in een kalenderjaar minder dan 500 privékilometers zijn gereden.
Wellicht ten overvloede merken wij op dat een rittenregistratie niet alleen belangrijk is om een bijtelling voor de loonheffingen te voorkomen, maar ook voor de BTW nodig is om een splitsing te maken in zakelijk en privégebruik (waarbij de BTW woon-werkverkeer als privé aanmerkt).
Wij begeleiden veel overheidsinstellingen bij DHT en het implementeren en verbeteren van nieuwe en bestaande beheersmaatregelen ten aanzien van het wagenpark. Door de Belastingdienst mee te nemen in dit traject, kan het comfort worden geboden dat de overheidsinstelling fiscaal in control is, of op korte termijn in control komt. Op deze manier worden niet alleen fiscale en financiële risico’s geborgd maar kan het DHT-traject worden voortgezet met in veel gevallen als resultaat het afsluiten van een nieuw HT-convenant.
Tot slot
Als u vragen of opmerkingen heeft, of als wij u behulpzaam kunnen zijn met bovenstaande, dan kunt u contact opnemen met één van onze specialisten of uw vaste aanspreekpunt
LH en WNT-specialist Marjon.van.ginhoven@fiscaliade.nl of 06- 820 12 150
LH en WNT-specialist Remco.bosma@fiscaliade.nl of 06- 412 03 592
en voor de BTW Nikita.brameijer@fiscaliade.nl of 06-219 34 361
