Werkkostenregeling (WKR)

De werkkostenregeling (WKR) is het fiscale regime dat van toepassing is op alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen aan uw (eigen) medewerkers. In de praktijk blijkt dat de WKR en de implementatie daarvan complex kan zijn.

De WKR is met ingang van 2015 voor alle werkgevers verplicht voor iedere werkgever. Op basis van deze regeling bent u jaarlijks 80% eindheffing verschuldigd over alle kosten die u voor uw medewerkers maakt, indien en voor zover deze kosten meer bedragen dan de zogenoemde vrije ruimte (In 2021 1,7% (als gevolg van corona in 2020 en 2021 verhoogt tot 3%) over en tot een fiscale loonsom van € 400.000 en daarboven 1,18%).

De basisgedachte van de WKR is dat er geen vrije vergoedingen en verstrekkingen meer bestaan. In beginsel vormen alle vergoedingen en verstrekkingen die u aan uw medewerkers doet belast loon voor de medewerker. Hierop bestaan echter de nodige uitzonderingen zoals gerichte vrijstellingen, nihil (of lagere) waarderingen, intermediaire kosten en vrijgesteld loon.

Voor overheidswerkgevers gelden specifieke aandachtspunten, waaronder vergoedingen en verstrekking aan politieke ambtsdragers, WKR gevolgen van het IKB, betalingen/uitkeringen aan derden etc.

Een goede administratieve verwerking en fiscale beoordeling van kosten is essentieel om de WKR goed toe te passen en fiscale risico’s te borgen. Een onjuiste (fiscale) behandeling kan leiden tot naheffingen en boetes. Wij zien in de praktijk dat de Belastingdienst bij boekenonderzoek specifiek aandacht besteedt aan de WKR.

In de praktijk zien wij met grote regelmaat dat de WKR niet (volledig) juist wordt toegepast. Veel voorkomende fouten zijn:

• Kosten worden op een verkeerde grootboekrekening geboekt;
• Er wordt een verkeerd fiscaal WKR label toegekend;
• Er zijn veel budgethouders / managers zonder specifieke kennis die facturen WKR moeten beoordelen en daardoor fouten maken;
• De (fiscale) onderbouwing waaruit blijkt dat sprake is van een gerichte vrijstelling of nihil waardering is niet (voldoende) aanwezig;Er vallen WKR relevante facturen in delen van de administratie die als ‘WKR-veilig’ zijn bestempeld.

Samen met u kunnen wij ervoor zorgen dat u de WKR goed in de greep krijgt en inricht in zowel de financiële administratie als de salarisadministratie. Dit kunnen wij doen door bijvoorbeeld het geven van workshops, het deelnemen aan projectgroepen, het opstellen van boekingsinstructies, strategisch meedenken over uw arbeidsvoorwaardenbeleid etc. Ook kunnen wij samen met u toewerken naar een passende controle (achteraf) op de juistheid van boekingen, bijvoorbeeld door middel van een steekproef. Graag zijn wij u behulpzaam.