Gemeenten huren extern personeel in om bijvoorbeeld tijdelijke capaciteitsproblemen op te vangen, specialistische kennis binnen te halen of projecten te realiseren. Vanwege de DBA is inhuur een thema dat vaak ter sprake komt. Niet alleen de loonheffingen worden hierbij betrokken, maar ook de btw. Afhankelijk van de aard van de werkzaamheden en de wijze waarop deze worden toegerekend, kan de in rekening gebrachte btw namelijk volledig compensabel zijn via het btw-compensatiefonds (BCF), gedeeltelijk compensabel zijn of juist een definitieve kostenpost vormen.
In de praktijk landt veel btw op inhuur op een kostenplaats met het algemene mengpercentage. De Belastingdienst stelt doorgaans dat inhuur zo direct mogelijk moet worden toegerekend.
In dit artikel bespreken wij de belangrijkste aandachtspunten bij de btw-behandeling van inhuur door gemeenten. Daarbij gaan wij onder meer in op het belang van een juiste toerekening van werkzaamheden, het onderscheid tussen beleidsmatige en uitvoerende taken en enkele specifieke aandachtspunten uit de praktijk. Door hier vooraf zorgvuldig aandacht aan te besteden, kunnen onnodige btw-kosten en discussies met de Belastingdienst worden voorkomen.
Doorgaans is de inhuur van personeel belast met 21% btw. Voor gemeenten is dan van belang hoe deze btw fiscaal moet worden verwerkt.
Per inhuursituatie moet worden beoordeeld voor welke werkzaamheden de ingehuurde medewerker daadwerkelijk wordt ingezet.
Het belang van een juiste toerekening
Bij gemeenten komt het frequent voor dat ingehuurde medewerkers werkzaamheden verrichten voor verschillende projecten of organisatieonderdelen. Daarbij kunnen zowel compensabele als niet-compensabele activiteiten voorkomen.
Een veelvoorkomende situatie is dat een gemeente een factuur ontvangt voor een gedetacheerde medewerker die werkzaamheden verricht voor meerdere projecten. Sommige werkzaamheden kunnen betrekking hebben op overheidstaken waarvoor recht op BCF-compensatie bestaat, terwijl andere werkzaamheden zien op economische activiteiten of vrijgestelde prestaties.
Ook zien we vaak dat een ingehuurde medewerker tijdelijk een medewerker in de formatie vervangt. De loonkosten worden normaal gesproken geboekt op een afdelingskostenplaats die als overhead staat geregistreerd. Omdat het budget daar staat, worden ook de facturen op diezelfde afdelingskostenplaats geboekt. Deze heeft vaak het label ‘meng algemeen’. Hoewel dit administratief eenvoudig is, leidt deze werkwijze niet altijd tot een toerekening die door de Belastingdienst wordt geaccepteerd.
Toerekenen waar mogelijk, mengen waar nodig
Met name binnen afdelingen zoals Ruimtelijke Ordening, Sociaal Domein, Projectontwikkeling en Grondzaken worden inhuurkosten regelmatig geboekt met een algemeen mengpercentage. Hierdoor wordt onvoldoende rekening gehouden met de concrete werkzaamheden die de ingehuurde medewerker verricht.
Een betere aanpak is om eerst vast te stellen:
- welke werkzaamheden de medewerker uitvoert;
- voor welke projecten deze werkzaamheden worden verricht; en
- welk btw-label bij die specifieke activiteiten hoort.
Pas daarna kan worden bepaald welk compensatiepercentage van toepassing is. Waar de inhuurkosten aan een project of werkzaamheid kunnen worden toegerekend, dient dit ook te gebeuren.
Mochten de inhuurkosten intern worden doorbelast, houd er dan rekening mee dat bij doorbelasting naar projecten of activiteitenkostenplaatsen ook de in rekening gebrachte btw via het memoriaal moet worden mee geboekt.
Voorbeeld
Een ingehuurde medewerker van Grondzaken werkt uitsluitend aan het grondbeleid. In dat geval ligt het voor de hand om de kosten toe te rekenen aan het opstellen van beleid, waardoor het btw-label ‘compensabel’ van toepassing is. De btw wordt echter geboekt op de algemene kostenplaats van Grondzaken met het label ‘algemeen mengpercentage’. Het hanteren van een algemeen gemeentelijk mengpercentage leidt hier dan tot een onjuiste uitkomst.
Gemeenten laten hierdoor soms compensatiemogelijkheden onbenut, terwijl in andere gevallen juist te veel btw wordt gecompenseerd. Beide situaties kunnen aanleiding geven tot correcties bij fiscale controles.
Beleidsmatige versus uitvoerende werkzaamheden
Een belangrijk aandachtspunt bij de inhuur van personeel betreft het onderscheid tussen beleidsmatige en uitvoerende werkzaamheden. Dit onderscheid is met name relevant binnen het sociaal domein, zoals bij de uitvoering van de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). De aard van de werkzaamheden is namelijk bepalend voor de vraag of de in rekening gebrachte btw voor compensatie via het BCF in aanmerking komt.
Medewerkers die zich bezighouden met beleidsvorming, regievoering of coördinerende werkzaamheden verrichten hun werkzaamheden veelal in het kader van de publieke taakuitoefening van de gemeente. Dat geldt ook wanneer deze werkzaamheden betrekking hebben op projecten waarvan de feitelijke uitvoering bestaat uit van btw vrijgestelde activiteiten. In dergelijke situaties komt de ter zake van de inhuur in rekening gebrachte btw doorgaans wel voor compensatie via het BCF in aanmerking.
Bij uitvoerende werkzaamheden die niet beleidsmatig of coördinerend van aard zijn, moet worden beoordeeld in hoeverre deze werkzaamheden worden ingezet voor vrijgestelde activiteiten. Indien een ingehuurde medewerker rechtstreeks betrokken is bij de uitvoering van jeugdzorg- of Wmo-taken die samenhangen met van btw vrijgestelde prestaties, komt de ter zake van die inhuur in rekening gebrachte btw doorgaans niet voor compensatie via het BCF in aanmerking. De btw vormt in dat geval een kostenpost voor de gemeente.
Voorbeeld
Een ingehuurde jeugdzorgmedewerker die individuele begeleiding of zorgtrajecten uitvoert, zal doorgaans leiden tot niet-compensabele btw. Een ingehuurde beleidsadviseur die gemeentelijk jeugdbeleid ontwikkelt of de doorontwikkeling van deze werkzaamheden coördineert, verricht daarentegen werkzaamheden waarvan de btw in beginsel wel voor compensatie via het BCF in aanmerking kan komen.
Inhuur ten behoeve van de opvang van Oekraïense ontheemden
Een bijzonder aandachtspunt betreft de inhuur van personeel in verband met de opvang van Oekraïense ontheemden. In de praktijk wordt daarbij regelmatig aangesloten bij het door de VNG goedgekeurde 30/70-mengpercentage.
Van belang is echter dat dit mengpercentage niet zonder meer op alle gerelateerde inhuurkosten kan worden toegepast. Voor toepassing van deze goedkeuring dient te worden beoordeeld of de betreffende kosten daadwerkelijk worden gefinancierd vanuit de daggeldvergoeding waarop de goedkeuring betrekking heeft. Indien dat niet het geval is, moet opnieuw zelfstandig worden beoordeeld hoe de btw dient te worden behandeld. Let hierbij vooral op het nieuwe besluit over de toepassing van deze regeling op inhuur. In de praktijk zien wij een onderscheid tussen medewerkers die beleidsmatig werken en medewerkers die feitelijk op een opvanglocatie werken.
Het belang voor de praktijk
Een correcte btw-behandeling staat of valt met een goede vastlegging van de feiten. Voor een juiste toepassing van het BCF is van belang dat gemeenten inzicht hebben in de werkzaamheden die de ingehuurde medewerker verricht en de activiteiten waaraan deze werkzaamheden kunnen worden toegerekend. Zonder een adequate vastlegging is het achteraf vaak lastig om de gekozen btw-behandeling te onderbouwen.
Gemeenten doen er daarom verstandig aan om bij de inhuur van personeel zorgvuldig vast te leggen:
- welke werkzaamheden de ingehuurde medewerker verricht;
- voor welke projecten de werkzaamheden worden uitgevoerd;
- welke btw-behandeling per activiteit van toepassing is; en
- hoe de inhuurkosten, inclusief btw, worden toegerekend aan de activiteitenkostenplaats waarop daadwerkelijk wordt gewerkt.
Door al bij de inhuur vast te leggen voor welke werkzaamheden en projecten een medewerker wordt ingezet, kan de gemeente het juiste btw-label toepassen en voorkomen dat ten onrechte te veel of juist te weinig btw wordt gecompenseerd.
Tip: boek inhuur nooit op een algemeen afdelingsnummer met het label ‘meng algemeen’. Kies desnoods voor het aanmaken van een inhuurkostenplaats, waarbij de inhuurkosten, samen met de btw, worden verdeeld over de verschillende activiteiten waaraan wordt gewerkt. Het onderliggende budget kan van de afdelingskostenplaatsen worden overgeboekt naar de inhuurkostenplaats, waardoor de inhuurkostenplaats op nul sluit.
Meer weten?
Wilt u meer weten over de btw aspecten omtrent inhuur van personeel? Aarzel dan niet om contact op te nemen met onze specialisten. Zij helpen u graag! Neem contact op met onze btw-specialist Nikita Brameijer, Marian Roberti of uw vaste aanspreekpunt.
