Wij adviseren veel publieke instellingen op het gebied van de loonheffingen, ook gedurende deze Coronacrisis. Hieronder hebben wij een aantal actualiteiten opgenomen die ook voor uw organisatie van belang kunnen zijn. Deze lijst is niet uitputtend maar geven naar onze mening een goed beeld van maatregelen, kansen en risico’s waar ook u uw voordeel mee kunt doen.
1. Wanneer geldt een gerichte vrijstelling voor mondkapjes
Als werkgever kunt u voor reizen met het openbaar vervoer (OV) mondkapjes onbelast vergoeden of verstrekken aan uw medewerkers. Omdat uw medewerkers niet zonder mondkapje mogen reizen met het OV, behoren de kosten tot de werkelijke kosten van het OV, waarvoor een gerichte vrijstelling geldt onder de werkkostenregeling (WKR). Verstrekt u ook mondkapjes op de werkplek, dan kan, indien dit onderdeel uitmaakt van uw Arbobeleid, hiervoor ook een gerichte vrijstelling gelden.
2. Voortzetten onbelaste vaste reiskostenvergoeding
U als werkgever hoeft gedurende de coronacrisis voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen te verbinden aan een wijziging in het reispatroon van uw medewerkers in verband met thuiswerken. Dit betekent concreet dat u desgewenst uw vaste onbelaste reiskostenvergoeding tot nader orde kunt voortzetten op basis van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is. Let wel, het is in beginsel niet verplicht om de onbelaste reiskostenvergoeding door te betalen als er niet gereisd wordt, zie ook het punt hierna.
3. Toekennen onbelaste thuiswerkvergoeding
Wij zien in de praktijk steeds vaker dat organisaties besluiten de vaste onbelaste reiskostenvergoeding(en) te stoppen voor medewerkers die (volledig) thuiswerken. Het vrijgekomen budget wordt vervolgens, samen met eventuele overige uitgaven die als gevolg van de Coronacrisis niet plaatsvinden of lager worden, ingezet om alle medewerkers een onbelaste kostenvergoeding toe te kennen voor extra kosten als gevolg van thuiswerken, zoals gas, water, elektra en consumpties. Deze kostenvergoeding wordt aangewezen als eindheffingsloon en ten laste gebracht van de vrije ruimte van de WKR. In combinatie met punt 5 hierna, kunnen wij voor u berekenen op welke wijze u dit budget kostenneutraal voor de organisatie kunt inzetten.
4. Uitruil IKB met fiscale ruimte woon-werkverkeer
Onder punt 2 hebben wij genoemd dat een vaste onbelaste reiskostenvergoeding gedurende de Coronacrisis voortgezet kan worden. In de praktijk zien wij dat organisaties er van uitgaan dat deze goedkeuring ook geldt voor het berekenen van de fiscale ruimte ten behoeve van de IKB uitruil voor woon-werkverkeer. Wij merken hierover op dat het Beleidsbesluit hier niet expliciet iets over zegt. Wij hebben deze vraag voorgelegd aan de Belastingdienst, waarbij werd aangegeven dat binnenkort vanuit de Belastingdienst duidelijkheid komt over dit punt.Zodra hierover meer bekend is, laten wij u dat in een volgend nieuwsbericht weten.
5. Verhoging vrije ruimte WKR in 2020
Via de WKR kunt u onbelaste vergoedingen aan uw medewerkers geven. De vrije ruimte die u heeft om deze onbelaste vergoedingen te geven wordt in 2020 eenmalig verhoogd van 1,7% naar 3% voor de eerste € 400.000 van de loonsom per werkgever. Concreet betekent dit voor de meeste organisaties in de publieke sector € 5.200 extra vrije ruimte. Deze extra vrije ruimte is volgens het Kabinet bedoeld om medewerkers in deze moeilijke tijd extra tegemoet te komen, bijvoorbeeld door het verstrekken van een bloemetje of een cadeaubon.
6. Gerichte vrijstelling voor Arbo en ICT middelen bij thuiswerken
In onze nieuwsbrief van 18 maart jl. zijn wij ingegaan op de mogelijkheden voor u als werkgever om thuiswerk voorzieningen onbelast te vergoeden, verstrekken of ter beschikking te stellen. Wij verwachten dat het thuiswerken ook na de Coronacrisis een structurele vorm zal gaan krijgen. Bent u bezig met het opstellen van beleid ten aanzien van thuiswerken, dan is het van belang een volledig beeld te hebben van alle arbeidsrechtelijke- en ook fiscale gevolgen (WKR en btw) om dit van meet af aan zo goed mogelijk in te regelen.
7. Aanvraagtermijn doelgroepverklaring LKV verlengd
Een voorwaarde om een loonkostenvoordeel (LKV) te ontvangen is dat u in het bezig moet zijn van een kopie van een doelgroepverklaring LKV van uw medewerker. De doelgroepen van het LKV zijn:
- oudere werknemers met een uitkering;
- werknemers met een arbeidsongeschiktheidsuitkering;
- werknemers met een arbeidsbeperking
- arbeidsongeschikte werknemers, die herplaatst worden.
De medewerker moet deze verklaring tijdig aanvragen, namelijk binnen 3 maanden nadat hij bij u in dienst is getreden. Uw medewerker kan ook een machtiging afgeven zodat u de doelgroepverklaring kunt aanvragen bij de gemeente of het UWV (afhankelijk van de situatie). Gedurende de Coronacrisis wordt de aanvraagtermijn met 3 maanden verlengd. Als uw medewerker tussen 1 januari 2020 en 1 juni 2020 bij u in dienst is getreden, dan geldt een aanvraagtermijn van 6 maanden voor alle doelgroepverklaringen.
