Sinds dinsdag 14 december 2020 is Nederland in een lock down. Dat betekent dat de meeste medewerkers (gedeeltelijk) vanuit huis werken. Het advies van het kabinet is om ook in (begin) 2021 zoveel als mogelijk thuis te werken. Ook na de coronacrisis verwachten wij dat medewerkers waarvoor dat mogelijk is, hun werkzaamheden (gedeeltelijk) vanuit huis zullen uitvoeren.
Om het thuiswerken zo goed als mogelijk te faciliteren, hebben veel overheidswerkgevers (nieuw) beleid opgesteld waarin is vastgelegd welke voorzieningen medewerkers nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Werkgevers zijn immers op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (ook) verantwoordelijk voor de thuiswerkplek van een medewerker. De werkplek in de eigen woning moet worden ingericht volgens de ergonomische beginselen en moet voldoen aan de Arbo-eisen. Daarnaast hebben de meeste medewerkers uiteraard de benodigde ICT middelen nodig om (ook) vanuit huis hun werkzaamheden te kunnen verrichten.
In de praktijk zien wij dat veel regelingen die worden opgesteld bepalingen bevatten over het (kunnen) overnemen van voorzieningen van de werkgever door de medewerker of derden, al dan niet tegen betaling. In dit artikel gaan wij in op de fiscale gevolgen en aandachtspunten hiervan.
BTW herziening overname 2e hands goederen
Als gevolg van het vele thuiswerken door de corona maatregelen zien wij in de praktijk veel gemeenten bureaustoelen, bureaus, iPads/tabletten en dergelijke overdragen tegen vergoeding aan gemeentelijke medewerkers of aan derden. Deze goederen kwalificeren voor de btw als roerende zaken. Dit betekent dat de inkoop btw op de aanschafkosten 5 jaar gevolgd moet worden. Meestal zijn deze bedrijfsvoeringsmiddelen in gebruik genomen voor algemeen gebruik en niet direct toerekenbaar aan een btw-belaste of compensabele doeleinden. Het algemene mengpercentage op de bedrijfsvoeringskosten is dan ook hierop van toepassing. Dit betekent dat als goederen jonger dan 5 jaren worden verkocht tegen een vergoeding, herziening van btw aan de orde kan komen, omdat een te groot aandeel van de btw bij aanschaf is gecompenseerd. Als goederen om niet of tegen een symbolische vergoeding worden verstrekt aan medewerkers dan zal de btw-herziening eveneens aan de orde zijn. De btw kan daardoor kostprijsverhogend worden voor het deel van de 5-jaarstermijn dat nog niet is afgelopen.
Loonheffingen gevolgen overname tweedehands goederen
Ook voor de loonheffingen kunnen er gevolgen zijn als medewerkers voorzieningen van zijn of haar werkgever mag overnemen. Wat deze gevolgen zijn, is onder meer afhankelijk van de voorziening die wordt overgenomen en of er een eigen bijdrage aan de werkgever moet worden betaald.
Voor voorzieningen die:
- voortvloeien uit verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet;
- opgenomen zijn in het Arbo-plan; en waarvoor geen kosten voor rekening van de medewerker komen (ook niet via het IKB)
- geldt onder de werkkostenregeling (WKR) een gerichte vrijstelling.
Werkgevers die deze kosten hebben aangewezen als eindheffingsbestanddeel onder de WKR kunnen deze Arbo middelen desgewenst onbelast, zonder gevolgen voor de loonheffingen, overdragen aan de medewerkers.
Voor ICT-middelen (zoals computers, laptops, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur) geldt een gerichte vrijstelling onder de WKR als voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium. Hierbij geldt als richtlijn dat de werkgever bepaalt én betaalt én dat de medewerker geen eigen bijdrage betaalt (ook niet via het IKB). Ook geldt als voorwaarde voor de gerichte vrijstelling, dat de medewerker de voorziening als deze niet langer nodig is voor het uitoefenen van de dienstbetrekking, in moet leveren of overneemt tegen de restwaarde (uit het netto loon).
Kortom, zolang aan de voorwaarden van een gerichte vrijstelling wordt voldaan en medewerkers de ICT-middelen nodig hebben voor hun dienstbetrekking kunnen deze ICT-middelen desgewenst onbelast, zonder gevolgen voor de loonheffingen, worden overgedragen aan de medewerkers. Indien de ICT-middelen niet meer noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de dienstbetrekking, bijvoorbeeld bij uitdiensttreding of wanneer de medewerker in aanmerking komt voor een nieuw model, is de eventuele restwaarde van de ICT-middelen die de medewerkers mogen houden belast loon. De werkgever heeft de keuze dit belaste loon te verwerken op de loonstrook van de medewerker, de medewerker de voorziening over te laten nemen tegen de restwaarde (inhouding op nettoloon) danwel aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel en ten laste te brengen van de vrije ruimte van de WKR.
Tot slot merken wij nog op dat bovenstaande in beginsel (ook) van toepassing is op ‘’declaratie regelingen’’ waarbij de werkgever vooraf eisen stelt aan de benodigde voorzieningen en controleert of de voorzieningen hieraan voldoen. De gedachte achter dergelijke declaratieregelingen is dat medewerkers periodiek een bepaald bedrag kunnen besteden aan voorzieningen voor de thuiswerkplek die zij nodig hebben. Voor de loonheffingen gelden eerder genoemde gerichte vrijstelling, mits aan de voorwaarden wordt voldaan en niet meer dan de werkelijke kosten worden vergoed.
Hoe nu verder?
Het is van belang om in kaart te brengen of u tweedehands goederen gaat overdragen aan medewerkers of aan derden en wat de mogelijke fiscale consequenties voor de btw en loonheffingen hiervan zijn.
Vragen?
Als u vragen of opmerkingen heeft, of wij u behulpzaam kunnen zijn met de uitwerking van bovenstaande, dan kunt u contact opnemen met een van onze specialisten of uw vaste aanspreekpunt.
