Rechtbank Zeeland-West-Brabant heeft recent een tweetal uitspraken gedaan waaruit blijkt wat nodig is om te spreken van een sluitende kilometeradministratie. Dit is nodig om de bijtelling privégebruik op het loon van de werknemer(s) te voorkomen. Deze jurisprudentie is in lijn met wat reeds lang duidelijk is. De bewijslast om een bijtelling achterwege te kunnen laten is zwaar en rust op de inhoudingsplichtige.
Waar gaan deze arresten over?
Als een werknemer een personen- of bestelauto van de werkgever gebruikt, is er sprake van een ter beschikking gestelde auto. De wettelijke regels voor de loonheffingen zijn zo opgesteld, dat je voor deze auto een bijtelling moet toepassen op het loon van de werknemer. tenzij blijkt (lees: aangetoond kan worden) dat een bijtelling achterwege kan blijven. Bekende voorbeelden hiervan zijn een sluitende rittenregistratie waaruit blijkt dat op kalenderjaarbasis minder dan 500 kilometer privé is gereden of een verbod op privégebruik incl. toezicht op naleving daarvan. Als de werkgever en/of werknemer niet kan aantonen dat één van deze uitzonderingen van toepassing is, dan geldt dus een bijtelling op het loon van de werknemer(s) voor de (bestel)auto. Een bijtelling betekent concreet voor een werknemer dat hij meer loonbelasting betaalt en daardoor een lager nettosalaris overhoudt.
Kortom, de bewijslast om overtuigend aan te tonen dat er geen (of in ieder geval minder dan 500 kilometer op kalenderjaarbasis) privégebruik heeft plaatsgevonden en dat daarmee de bijtelling achterwege kan blijven, rust op de werkgever en werknemer.
De arresten
In de eerste arrest betreft het een DGA die een tweetal auto’s ter beschikking gesteld heeft gekregen. Voor beide auto’s was de rittenregistratie niet sluitend. Zo werd bij één van de auto’s uitsluitend vermeld welke ritten voor privédoeleinden zijn gereden, voor de overige ritten zijn geen objectief verifieerbare stukken overgelegd waaruit de zakelijkheid van deze ritten volgt. Ook blijkt er een snelheidsovertreding te zijn geconstateerd op een locatie waar de auto volgens de rittenregistratie niet is geweest en komen de opgegeven kilometerstanden niet overeen met onderhoudsfacturen van de garage.
De rechter kwam aldus tot de conclusie dat niet overtuigend wordt aangetoond dat de auto voor minder dan 500 kilometer op jaarbasis voor privédoeleinden was gebruikt en dat daarom (alsnog) een bijtelling moet plaatsvinden.
Ook in het tweede arrest komt de rechter tot deze conclusie. In deze zaak kan de belanghebbende wel al zijn zakelijke ritten met stukken onderbouwen. Echter, dat sluit volgens de rechter niet uit dat belanghebbende ook voor privédoeleinden gebruik kan hebben gemaakt van de auto. Hij heeft namelijk niets doen blijken over het totaal aantal met de auto gereden kilometers, waarmee de mogelijkheid openblijft dat de auto voor meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden is gebruikt. Ook in deze situatie moet er dus een bijtelling worden toegepast op het loon omdat niet wordt voldaan aan de bewijslast.
Wat betekent dit voor de praktijk?
Stelt u personen- of bestelauto’s ter beschikking aan uw medewerkers waarvoor geen bijtelling plaatsvindt? Zorg dan dat u kunt voldoen aan de op u rustende bewijslast om een bijtelling op het loon achterwege te kunnen laten.
In de praktijk betekent dit voor veel overheidswerkgevers dat u een sluitende kilometerregistratie moet kunnen overleggen waaruit aantoonbaar blijkt dat de auto’s voor niet meer dan 500 kilometer op jaarbasis zijn gebruikt. In aanvulling daarop vereist dit in de praktijk veelal ook een gedegen wagenparkbeleid met onder meer een verbod op privégebruik, reële sancties bij overtreding en passende controles in de praktijk.
Tax Control Framework en Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht (DHT)
In de praktijk is het wagenpark voor de meeste (overheids)organisaties een zo te noemen ‘’key risk’’ voor de loonheffingen en in het kader van Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht. Dit betekent dat u als organisatie uw fiscale beheersing op dit onderwerp op orde moet hebben, of dat u een plan van aanpak moet opstellen om in control te komen.
Wij zien in de praktijk dat de meeste (overheids)organisaties nog stappen moeten zetten om fiscale risico’s te borgen. In de gesprekken die wij voeren, horen wij geregeld dat de organisatie stelt dat er geen privégebruik plaatsvindt of kan plaatsvinden, bijvoorbeeld omdat in elke (bestel)auto een rittenregistratiesysteem (black box) is ingebouwd of omdat alle (bestel)auto’s na werktijd op de gemeentewerf worden geparkeerd. Het (fiscale) probleem is vaak dat (nog) niet voldoende aangetoond kan worden dat geen privégebruik plaatsvindt. Dit kan er bijvoorbeeld mee te maken hebben dat er geen controles op gebruik plaatsvinden, bevindingen niet of onvoldoende worden vastgelegd of er geen sleutelregistratie aanwezig is.
Zoals ook uit deze rechtbank uitspraak blijkt, rust de (zware) bewijslast bij de werkgever en werknemer om overtuigend aan te tonen dat er in een kalenderjaar minder dan 500 privékilometers zijn gereden.
Wellicht ten overvloede merken wij op dat een rittenregistratie niet alleen belangrijk is om een bijtelling voor de loonheffingen te voorkomen. Ook voor de btw heeft privégebruik gevolgen voor het recht op vooraftrek. Overigens wordt voor de btw woon-werkverkeer als privé aanmerkt waar dat voor de loonheffingen niet het geval is.
Meer weten?
Wilt u meer weten? Neem dan contact op met onze loonheffingenspecialist Remco Bosma of uw vaste aanspreekpunt.
