Zoals we eerder in onze nieuwsbrieven hebben opgemerkt, was er tot voor kort onduidelijkheid over de vraag of de goedkeuring voor de vaste onbelaste reiskostenvergoeding tijdens coronatijd, ook zou gelden bij uitruil via het IKB. Recent is hierover duidelijkheid gekomen, via een aanpassing van het eerdere beleidsbesluit.
Het besluit geeft het volgende aan, waarbij in feite 2 groepen ontstaan:
Groep 1: Medewerkers die voor 13 maart 2020 al een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding ontvingen, hadden reeds een onvoorwaardelijk recht op een vaste reiskostenvergoeding. Voor de vaste kostenvergoeding geldt dan ook de goedkeuring en geldt dat de thuiswerkdagen kwalificeren als thuiswerkdagen.
Naschrift: Onzeker is of dit betekent dat de 214-dagenmethode geldt voor de totale vergoeding, inclusief de aanvullende reiskostenvergoeding tot € 0,19 per kilometer (fiscaal optimaliseren). Of dat er een splitsing gemaakt moet worden en de goedkeuring alleen geldt voor de vaste kostenvergoeding en niet voor de uitruil. Heeft de medewerker de keuze voor uitruil voor 13 maart gemaakt, dan mag dit uiteraard wel.
Groep 2: Medewerkers die geen vaste reiskostenvergoeding ontvangen maar gebruik wensen te maken van de mogelijkheid om hun IKB in te zetten voor een onbelaste vaste reiskostenvergoeding. Voor deze groep geldt dat afhankelijk van het moment waarop de medewerker deze keuze kenbaar heeft gemaakt, hiervoor een gerichte vrijstelling kan gelden:
- Als een medewerker uiterlijk op 12 maart heeft gekozen voor een uitruil voor reiskosten vanuit het IKB, dan geldt de goedkeuring in het beleidsbesluit en gelden de thuiswerkdagen als reisdagen in het kader van de 214-dagenregeling;
- Maakt(e) een medewerker echter pas op of na 13 maart dit jaar de keuze kenbaar dat hij of zij IKB wil inzetten voor een onbelaste reiskostenvergoeding, dan geldt de goedkeuring niet.
Wat betekent dit nu voor medewerkers die deze keuze niet tijdig hebben gemaakt voor 13 maart 2020
Voor een medewerker die geen vaste reiskostenvergoeding ontvangt en die niet tijdig de keuze heeft gemaakt, betekent dit dat in beginsel alleen op basis van het werkelijk aantal gereisde dagen een onbelaste kostenvergoeding kan worden gegeven. De 214-dagenmethode, kan alleen worden toegepast als een medewerker in 2020 ten minste 128 dagen (op fulltime basis) naar de werkplek heeft gereisd. Dit aantal zal door veel medewerkers die door de Coronacrisis thuiswerken niet gehaald worden, gezien het advies om in ieder geval tot 1 september zoveel als mogelijk thuis te werken.
Is er geen “tijdige” verklaring/keuze van de medewerkers, dan kan dit standpunt van de Belastingdienst vergaande gevolgen hebben om goed in te regelen, voor welk bedrag medewerkers aan het einde van het jaar (nog) gebruik kunnen maken van de uitruilmogelijkheid via het IKB.
Wat betekent dit nu voor medewerkers die na 13 maart 2020 in dienst zijn gekomen
Een medewerker die na 13 maart 2020 in dienst is gekomen, had geen vast reispatroon waarvoor de goedkeuring geldt. Dit betekent dat diens thuiswerkdagen niet als reisdagen aangemerkt kunnen worden. Wel geldt dat de 214-dagenregeling en de 128-dageneis naar
rato van de datum in diensttreden herleid mag worden of dat de werkelijke kilometers woon-werkverkeer onbelast vergoed kunnen worden. Dit kan per situatie verschillen.
Indien gewenst kunnen we voor u een format maken dat aansluit op uw situatie, waarbij automatisch de voor de medewerker beschikbare fiscale uitruilruimte wordt berekend.
Tot slot. Het beleidsbesluit met daarin de goedkeuring over de thuiswerkdagen als reisdagen, geldt ook voor het vergoeden of verstrekken van OV-abonnementen tijdens de coronacrisis.
Als u vragen of opmerkingen heeft, dan kunt u contact opnemen met een van onze specialisten of uw vaste aanspreekpunt:
