Wist je dat uit representatief onderzoek blijkt dat slechts 37% van de gemeenten een rechtmatigheidsverantwoording afgeeft met de conclusie: rechtmatig? De strengere regels zullen voor de jaarstukken 2025 naar verwachting leiden tot een afname van dit percentage.
De rechtmatigheidsverantwoording algemeen
Sinds 2023 moeten de gemeenten zelf verantwoording afleggen over de rechtmatigheid in de jaarrekening. Niet langer de accountant, maar het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk tegenover de gemeenteraad. De rechtmatigheidsverantwoording en rechtmatigheidsverklaring maken onderdeel uit van de jaarstukken. Voor waterschappen gaat dit in 2025 in. De rechtmatigheidsverantwoording heeft de volgende doelen:
- Grotere betrokkenheid gemeenteraad
- Verbetering interne processen binnen de organisatie
- Verhogen transparantie van gemeenten over financiële rechtmatigheid
Nog even het verschil: getrouwheid en rechtmatigheid
Getrouwheid
Vraag => geeft dit document een juist en volledig beeld van de financiële werkelijkheid?
Voorbeeld => een uitgave van € 50.000 is correct geboekt, in het juiste jaar en op de juiste post (getrouw).
Rechtmatigheid
Vraag => is deze financiële handeling volgens de geldende regels toegestaan?
Voorbeeld => een uitgave van € 50.000 is uitgegeven zonder begrotingswijziging of zonder mandaat (niet rechtmatig)
De rechtmatigheidsverantwoording wijziging
Binnen decentrale overheden werk je met vaste landelijke regels. Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) bepaalt hoe gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen begroten en verantwoorden. Daarnaast geldt het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), waarin de regels voor de accountantscontrole zijn vastgelegd. Deze regelgeving staat niet stil. In 2025 zijn wijzigingen doorgevoerd die onder andere impact hebben op de rechtmatigheidsverantwoording en de accountantscontrole.
Planning jaarstukken: Controleverklaring accountant
De jaarstukken moeten vanaf 2025 inclusief controleverklaring worden aangeleverd aan de gemeenteraad. De accountantsverklaring wordt daarmee een vast onderdeel bij de jaarstukken. Dit heeft effect op de planning van de jaarafsluiting, accountantscontrole en de bestuurlijke besluitvorming. Ieder onderdeel moet in de tijd naar voren gehaald worden.
Aangescherpte rechtmatigheidsnorm in 2025
In 2025 is de rechtmatigheidsnorm aangescherpt door wijzigingen in het BBV en het Bado. De belangrijkste verandering is dat de verantwoordingsgrens is verlaagd, waardoor de eisen strenger zijn geworden. De maximale verantwoordingsgrens voor fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording is verlaagd van 3% naar 2% van de totale lasten exclusief dotaties reserves. Bij de beoordeling of colleges rechtmatig hebben gehandeld, worden fouten en onduidelijkheden bij elkaar opgeteld. Overschrijdt het totaalbedrag van deze rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden de verantwoordingsgrens, dan worden zij opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat rechtmatigheid vanaf 2025 meer dan ooit een continu aandachtspunt is.
Kansen voor de interne beheersing en controleomgeving
Dit vraagt meer dan een technische wijziging. Goed ingerichte processen en een breed bewustzijn van rechtmatig handelen binnen de organisatie zijn essentieel. Voor publieke organisaties betekent dit dat rechtmatigheidsafwijkingen gedurende het jaar eerder en intensiever moeten worden gemonitord. Dit vraagt extra aandacht voor de interne beheersing en verdient hoge prioriteit van iedere financial, businesscontroller en adviseur interne beheersing. De accountant leunt voor een groot deel voor de bevindingen op de werkzaamheden van afdelingen waar controleprocessen worden ingericht op het gebied van interne beheersing, risicomanagement, procesbeheersing en privacy & informatiebeveiliging.
Bij de meeste publieke organisaties bevindt de interimcontrole van de accountant zich inmiddels in de afrondende fase en wordt de managementletter besproken. Op het gebied van rechtmatigheid is voor 2025 niet alles meer te herstellen. Tegelijkertijd biedt dit waardevolle aanknopingspunten om de voorbereiding op de jaarrekeningcontrole te verbeteren en vooruit te kijken naar het nieuwe boekjaar.
De rechtmatigheidsverantwoording hoeft dan ook niet als last te worden gezien, of als ‘vinkje’, maar juist als een kans om de organisatie structureel beter in control te brengen.
Dit is hét moment om hier stappen in te zetten. Fiscaliade Finance & Control ondersteunt je hier graag bij.
Tips voor de praktijk
- Faciliteer dialoog: Organiseer informatiesessies om het belang van rechtmatigheid te verduidelijken. In de werkorganisatie, maar zeker ook bestuurlijk.
- Regie op accountantsrelatie: Zorg dat je het goede gesprek blijft voeren met de accountant. Maak tijdig de juiste afspraken en blijf in gesprek met elkaar.
- Investeer in de interne beheersing en controleomgeving: Organiseer een omgeving waarbij interne beheersing, proces- en risicomanagement op orde en in control zijn.
Meer weten?
Neem contact op met Strategisch Adviseur Overheidsfinanciën, Martijn Puttenaar.
